《事业单位档案管理中的电子档案管理策略》
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摘 要：随着时代的发展和进步,在事业单位的发展中,档案管理工作的重要性日益凸现,同时传统档案管理工作已无法适应时代和事业单位发展的需求,通过与现代化的信息技术相结合,极大地促进了电子档案的应用范围,同时也使档案管理效率得到大幅度提高,使相关管理人员的工作量有所减轻,已成为档案管理工作的未来发展趋势,本文就事业单位的电子档案管理特点进行分析,并对信息技术时代,档案管理中的电子档案管理有效策略进行进一步探讨.
关键词：事业单位;电子档案管理;策略
随着现代化信息技术的普遍应用,事业单位档案管理与计算机技术相结合,实现了档案信息电子化、办公自动化等,通过相关的软件和程序,使传统的纸质资料实现电子文件的转换,以电子信息的形式成为现代档案管理的主要形成,并为在电子档案管理中为相关用户提供各种管理及网格查询服务功能等,另外电子档案也存在着一定的安全风险,因此对电子档案加强管理至关重要,不仅对电子档案的安全性和高效利用起到有效保障的作用,并实现与事业单位信息管理系统的有效融合,使事业单位的现代信息管理网络得以不断完善和强化.
1 电子档案管理概述
1.1 电子档案管理特点
在传统档案管理工作中,主要通过手工抄写、整理等传统方式进行管理,不仅工作效率较低,投入的人力、物力较多,同时还容易因人为失误造成信息丢失、遗漏、查阅不便以及信息开发利用率低等情况.为了有效提高档案管理工作的工作效率,通过在档案管理中加强网络主信息技术的应用,使一方面相关工作人员的工作量得到有效减轻外,还极大幅度地提升了工作效率和信息利用率[1].
基于计算机信息技术,电子档案主要通过计算机设备等进行档案信息的采集、归档、传输等,在信息分类、整理和存储方面具有更高的效率,但同时也存在着一定的安全问题,在电子档案保管、接收、发送及归档过程上,一旦有病毒入侵等情况,极容易造成信息丢失、篡改、泄密等安全问题.
1.2 优势
档案管理中采用电子档案管理方式,能够对信息进行高效处理,有利于快速便捷地查阅档案信息,并确保信息保存的安全性和稳定性,提高信息利用率,实现信息补录的便捷性[2].借助计算机系统,电子档案管理具有识别图片、文字,并将图片、文字根据设置的运行程序中直接录入系统,使数据快速处理得以实现,按照相关的类别,对数据进行分类、归纳和汇总,有效避免人工失误码造成的错漏,使工作效率大幅度提升;计算机对根据录入的档案自动生成相应的文献检索和目录链接,使用户在使用和查找时更为便捷,通过在检索框中输入想要查询的信息关键词或主题,就能够快速获取;在传统档案管理中,档案主要采取纸质形式,同时需要专门的空间和仓库进行存放,对存放环境也有着较高的要求,随着电子档案的应用,信息数据主要存储在存储卡、U盘或者电脑硬盘中,不再受外界环境的影响而造成损坏;传统档案管理工作中,对档案资料的提取和查找需要一定的时间,同时纸质档案反复查阅极容易影响其保管效果,电子档案的应用,不仅是信息共享得以实现,同时档案信息的安全性得到有效保证,还省去了异地传递和实地查阅的麻烦;另外在进行档案资料的补充和完善时,通过电子档案的应用,使传统档案管理中的费时、费力的补充方式得到彻底改变,通过关键词的搜索,便能及时快捷地完成信息资料的补充.
2 加强电子档案管理的相关策略
在进行电子档案管理时,需要根据电子档案的特点,借助网络信息化水平的不断提高,使工作效率得到有效提升.但同时电子档案也存在着一定的风险,如出现电脑系统被侵入等情况,电子档案信息极可能被恶意篡改、删除、破坏等,因此电子档案管理的安全运行至关重要,通过相应管理制度的建立和完善,电子档案管理强化,使档案信息的完整性、可靠性、安全性得到有效保证[3].
2.1 电子档案管理制度完善
根据相关的统一格式规定,对电子档案的生成格式进行严格规范和管理,所涉及的内容包括文件的一系列参数指标、文件承载形式以及接收、存储形式等.同时在进行电子档案编辑管理时,相关人员需要加强对电子档案原始数据和背景信息的保管和存储,一旦系统出现故障或档案丢失等情况发生时,能够进行及时的修复和补充.
2.2 归档制度合理化制定
通过归档制度的建立,使电子档案的管理制度进一步的完善.归档工作是档案管理工作中重要的组成环节,与传统纸质档案的归档模式相比,电子档案管理需要对档案信息的软硬件环境加强有效性的检测,对有关电子档案的相关文件加强检查,核实描述、说明与内容的匹配度,并将电子档案的相关文件、说明目录以及软件等进行归档保存,并确保其存储载体符合相关规定和标准,使档案储存环境的安全性得到有效保障.
2.3 保管制度健全
通过保管制度的制定和实施,确保电子档案的安全需求得到有效满足.存储载体的质量首先需要进行严格把控,规范存储载体的保管要求和条件,避免处于不良环境中,同时对存储环境的湿度和温度进行合理设定;严格检测计算机系统,一旦发现存在病毒,必须及时对其进行清除处理,采取有效措施对载体进行保护,对电子档案的加密管理加强重视,防止信息内容出现损坏和丢失的情况;严密检查电子档案,及时发现载体或信息中存在的问题,同时进行相应的备份处理,一旦出现问题能够及时进行修复[4].
2.4 管理人才培養力度加强
由于电子档案管理具有一定的复杂性和较强的专业性,同时面对海量的信息和数据,不仅要求相关管理人员具有专业技能素养,丰富的工作经验以及较高的综合素质,还需要岗位人员相对稳定,确保电子档案管理工作的稳定性延续性;同时相关管理人员也应不断提高自身素质与专业能力,不断完善自身知识结构,树立良好的职业道德,对计算机技术以及信息技术等进行了解和掌握,单位应定期组织相关人员进行专业技能的培训,使人员的工作效率和质量提高,使其能够更好地适应电子档案管理发展的需求[5].
3 结束语
随着社会发展和信息化建设的不断深入,档案管理工作在事业单位的可持续发展中的重要性也日益凸现,为了更好地适应时展的需求,进一步提高档案管理工作效率,提高电子档案信息的开发利用率,电子档案优势的充分发挥,能够有效促进档案管理工作的开展,同时电子档案也存在着一定的安全风险,所以对电子档案加强管理至关重要,能够对电子档案的安全性起到有效保障作用,有利于促进事业单位的可持续发展目标的实现.
参考文献
[1]李昊城.浅析事业单位档案管理中的电子档案管理[J].人才资源开发,2017,23（16）：10-11.
[2]阚泽微.提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略[J].科学技术创新,2017（6）：193-193.
[3]孙晶.关于事业单位档案管理工作中的创新探究[J].办公室业务,2017（5）：97-97.
[4]曲铁成.机关事业单位档案管理中的电子档案管理[J].投资与创业,2019（6）：173-173.
[5]黄鸿辉.事业单位档案管理中的电子档案管理探讨[J].文化创新比较研究,2017（24）.
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档案管理和事业单位引用文献:
[1] 档案管理和事业单位学术论文怎么写 档案管理和事业单位方面大学毕业论文范文2000字
[2] 档案管理和事业单位论文范文文献 档案管理和事业单位方面毕业论文模板范文5000字
[3] 档案管理和事业单位硕士学位毕业论文范文 档案管理和事业单位专科毕业论文范文2万字
