《大中型企业电子化采购会计处理》
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摘 要：采购业务作为大中型企业成本控制的核心环节,其重要性不言而喻.但是,随着互联网经济时代的到来,企业需重点考虑如何规避传统采购的弊端,将更公开、更高效、更科学的电子化采购融入现有业务发展提高其核心竞争力.本文在分析探讨大中型企业电子化采购会计处理的重要性基础上,分析了大中型企业传统采购存在的问题及其对电子化采购的需求,探讨了大中型企业电子化采购会计处理及其存在的问题,并针对性地提出了完善大中型企业电子化采购会计处理的对策建议.
关键词：大中型企业;电子化采购;会计处理
一、引言
采购活动作为企业经济活动的起点,采购管理在企业日常经营中的作用举足轻重.对于一般制造业企业来说,采购成本约占产品总成本的60%左右,而对于大中型企业来说这个数字更加庞大.因此,对于大中型企业来说采购不单单作为企业的一个简单部门,而是作为一个利润中心来进行核算.但随着互联网时代地带来,传统采购带来的弊端日益凸显,如何结合企业战略规划实行采购线上化,提高采购效率及透明度,降低企业成本显得尤为迫切.
二、大中型企业传统采购存在的问题及其对电子化采购的需求
(一)传统采购存在的主要问题
第一,采购周期长、效率低下.企业采购按照单个项目流程逐项,从采购立项到签订合同,平均时效一般在20天左右,采购管理与业务开展节奏矛盾日益突出;第二,分散采购量大,资源不共享,同时,供应商履约,缺乏系统监督.对于大中型企业来说,一般均为集团制公司,全国各地均有各分支机构,同一事项各省分公司自行采购,较为分散,供应商与产品资源受限,资源共享度较低,增加企业采购成本.同时,各省分公司自行寻找供应商,供应商资质、信誉等履约风险无法监督;第三,传统采购一般均为线下采购,信息不透明,极易发生采购舞弊风险,给企业带来经济损失;第四,采购与财务入账环节分开管理,信息脱节,不易管控风险.作为经济业务前端的采购活动一般为采购部门操作,与后续的财务入账环节分开管理,财务人员无法在第一时间监控风险.
(二)大中型企业对电子化采购的需求
电子化采购,即企业与供应商通过互联网进行采购信息查询、下单、开具、支付等一系列线上采购交易.目前,电子化采购主要有两种形式：一是通过第三方综合性的电子商务网站,如京东、苏宁、天猫企业购等;二是企业自行开发的电子商务平台,如国家能源E购、海尔企业购等.考虑大中型企业采购体量较大,资金运作、信息安全、采购数据分析等更为重要,推荐在企业战略规划下可优先选择构建企业自有电子商务平台,以规避通过第三方综合性的电子商务网站存在的风险.
大中型企业电子化采购平台的搭建主要目的有三点：一是通过引入主流供应商,将采购过程执行、合同货品审核上架等管理标准化、规范化,确保采购行为的合理与真实;二是供应商、合同、货品等信息自动关联,下单全流程线上化、标准化、公开化,提高采购过程透明度,有利于降低腐败现象发生;三是引入主流电商,有效连接需求与供应,将采购端（供应商筛选、采购定价等）、用户端（下单人）、财务端（财务审核、报销入账）三方需求有效整合,以实现企业管控风险,提高采购效率,由分散化管理转向一体化管理,具体流程如图一所示.
相较于传统采购,大中型企业利用此电子化采购平台可以为采购方、供应商、财务人员、投资人、审计部门提供一个一体化的操作或查询平台,实现企业采购工作的信息化和规范化.该平台不仅适用于总部集中采购的管理模式,也适用于总部集中采购与分支机构跨地域分散采购相结合的管理模式.企业实现此种电子化采购管理,优势具体如下：
第一,需求前置,提高采购时效.将采购过程提前完成,下单人根据需求及时在电子化采购平台下单,减少重复性的采购项目操作,提升采购时效.
第二,资源共享,丰富产品类别.引入主流电商（如京东、苏宁等）与各地优质供应商资源,提供丰富的商品供应商选择,而且全国各地货品较为齐全,做到资源共享.
第三,信息透明,降低舞弊风险.公开产品信息、产品评价、订单信息等,加强自律,降低舞弊风险.同时,在该平台的运作下实现履约过程管控,通过网上系统可查看订单明细、物流状态、支付信息、售后服务等,监控采购全过程.
第四,资源整合,降低企业成本.将采购与财务审批、入账集中管理,可实现采购需求、预算、报销等合并审批,减少下单人与审批人重复工作.另外,电商由集团统一接受,自动发起支付,实现资源整合,降低企业运营成本.
三、大中型企业电子化采购会计处理及其存在的问题
电子化采购管理平台实现了采购流程与财务流程的无缝对接,在此平台下,采购流程涉及的会计处理主要有下单、收货、结算三个环节.其中,下单环节仅为下单人选择商品并下单,将不产生任何会计分录.下单人收到货物后及时确认收货,收货时借记费用或资产、相关税费,贷记其他应付款科目.待收到供应商后支付相关款项,同时结转税金等科目,具体会计分录如图二所示.
大中型企业依托于电子化采购平台,虽然实现了线上采购,且采购环节与财务处理无缝衔接,但在运行的过程仍存在以下几个问题需重点关注.
第一,此平台未实现企业信息一体化处理模式.电子化采购平台与库存系统分属于两个独立系统,尚未实现系统对接,造成采购系统确认收货后,借記原材料等科目,但库存系统未自动对接该部分入库数据,造成账实不符,需进行手工出入库操作,未实现信息一体化造成财务数据与业务数据确认时间不一致,工作效率低下且手工出入库操作易产生人为差异.
第二,缺乏专业的电子化采购人才.现阶段,我国电子化采购人才及信息化会计人才较为缺乏,电子化采购人员即要具备传统采购所必备的职业素养,还需要熟练掌握互联网端采购相关工作流程处理.同时,还需要通过电子化采购掌握供应商及采购相关的大数据分析,为企业采购决策提供依据.
第三,对大中型企业财务管理流程提出较大挑战.首先,应收应付清理难度加大,收货环节与支付环节存在时间差,增加应收应付款挂账,影响企业短期资金周转;其次,需考虑采购环节涉税问题,电子化采购涉及的增值税问题,若无法取得专票则账务处理时不得确认进项税.另外,需考虑网上订单涉及印花税问题,根据财税【2006】162号规定,电子订单需缴纳印花税;最后,因系统实现自动核算,订单结算与后期、附件等原始凭证脱节,易造成会计档案不完整,下单人收到后重复报销入账.
四、完善大中型企业电子化采购会计处理的对策建议
目前,电子化采购已成为大中型企业实现“阳光采购、科技采购”的重要推手,在新事物的运行中问题与机遇同时并存,如何将电子化采购过程中存在的问题转化为企业的核心竞争力是我们需要努力的方向.
(一)完善平台基础设施建设,加大资源投入力度
大中型企业自建电子化采购平台,系统开发及技术支持是基石.首先,开发采购系統与库存系统的无缝对接,商品采购确认收货后直接将型号、单价、数量、供应商等信息回写至库存系统,若存在退换货等特殊处理可进行系统编辑,并需进行逐级审批;其次,完善采购系统与财务系统对接,下单环节增加供应商可提供类型,系统自动处理涉及增值税问题,财务加大审核力度,确保后期涉税处理无异常.另外,系统自动核算时摘 要明细以订单号为主要字段,方便后期应收应付款挂账清理;最后,实现财务系统与增值税管理系统对接,供应商开具出后直接通过前端采购系统录入,后期可直接追踪状态,避免下单人重复报销.
(二)加强采购及财务人员专业化建设,加大培训力度
电子化采购过程中,对采购人员及财务人员提出较高的职业素养及能力要求.采购端,采购人员需进行严格的招投标、商家筛选、采购定价等处理,不仅需要丰富的采购经验,较高的职业素养、道德要求,还需要熟练操作电子化采购系统.目前大多数企业针对电子化专业人员选拔及培养尚未形成科学、系统的管理体系,需要企业不断突破固有选人机制,通过强化培训、日常考核、定期轮岗等方式提升采购人员专业化水平.财务端,财务人员需严格审核采购事项,选择会计科目,评估采购事项真实性与合理性,通过大数据进行分析,为企业发展提出经营建议.
(三)细化财务管理流程,降低企业内控风险
电子化采购模式下对大中型企业财务管理提出更高要求,企业需制定严格的操作流程以应对系统自动化带来的会计处理转型.首先,加大应收应付款清理力度,根据系统生成的订单摘 要每月清理应收应付款,对于两个月以上的应收应付挂账数据,通过核实订单状态、支付状态、与供应商对账等方式进行专项清理;其次,按月汇总并复核已结算订单进行增值税及印花税申报、缴纳,减低税务风险;最后,确保会计档案完整性,系统确认收货与邮寄分属两个环节,需确保邮寄及时,并进行增值税认证、归档等相关档案处理工作.因系统实现自动化处理,财务人员需对原始凭证与记账凭证进行核实、匹配并归档.
五、结束语
综上所述,电子化采购为企业整合资源、降低经营成本、提升采购透明度和效率等方面提供了诸多优势,是大中型企业从事务性采购向战略型采购转型的重要手段,实现可持续发展的必然之路.企业需结合自身发展战略,搭建系统、完善的电子化采购平台,促进企业与供应商之间的沟通协作,实现互利共赢.
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