《档案数字化建设现状与其》
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摘 要：随着信息数字化技术的迅猛发展,我国已经进入了数字信息时代,各行各业都借助先进的信息技术来促使自己的办公环境的改变,在这样的社会大背景下,档案的数字化建设是未来档案管理的重要发展方向.特别是机关的档案管理,作为一项重要的信息资源,对打击各种违法犯罪活动,维护社会稳定,服务民生具有重要作用.然而,受传统档案管理模式的影响,我国档案管理数字化面临改革困境,制约了档案管理的信息化发展.本文首先探讨了当前的档案数字化建设现状,针对当前档案数字化工作建设中存在的问题,提出一些有效对策,以期对档案数字化建设有所帮助.
关键词：；档案数字化；现状；对策
信息数字技术的发展使得许多行业的办公环境发生了翻天覆地的变化,传统的依靠人工的文件档案管理方式已经基本上被淘汰,档案的价值开始被社会重新挖掘和利用,数字化办公已经成为主流的方式[1].在当今的信息化迅速发展的时代,传统的档案管理模式已不适应现代化的需求,无纸化的管理方式成为档案管理的新模式,这种做法不仅有利于档案管理工作的快速高效,从长远来看,还能节省一大笔资金,对于机关的健康发展有很大的积极意义.
1 档案数字化建设现状及存在的问题
1.1 档案管理数字化观念落后
受传统管理模式的影响,机关的档案管理者不注重运用现代数字化技术对档案进行归档整理,制约着我国档案管理工作的开展.一方面,我国传统档案管理模式延续时间太久,刚刚进入信息时代,档案管理人员的观念还不能及时更新,依然受“收、管、立、藏”传统模式的影响,对档案不能有效利用,重*轻取用,封闭式管理模式太严重；另一方面,档案管理工作随意性严重,管理工作中缺乏统一的标准,使得管理工作十分的混乱；一些档案管理人员没有对一些档案的案卷标题填写完整,一些档案没有进行序号编写,组卷不统一,而且更为严重的是一些文件档案没有编制卷内目录,或者编过的卷内目录遗失、不完整,对于档案的搜集、整理和后期维护都缺乏先进理念作为支撑[2].
1.2 档案管理数字化技术缺乏
由于我国档案管理数字化建设起步晚,缺乏先进的数字化技术作为档案管理的支撑,所以档案管理数字化建设缺乏持续动力.档案管理人员对先进的数字化技术不重视,数字化建设的硬件设施比较匮乏,相关的数字化设备不健全,不能满足档案数字化建设的需要,多数地方的档案管理仍然以纸质化档案为主,对电子档案的建设不完整.
1.3 缺少专业的数字化档案管理人才
当前,在许多机关都存在着对档案管理工作的忽视,因而不会引进专业的人才对单位的数字化档案管理工作进行有效整改,机关的数字化档案建设得不到有力保障,特别是一些基层单位的门.一方面,基层单位的档案管理的部分人员没有接受过系统的档案管理知识,缺乏专业的数字化管理者对档案分类进行有效指挥,各个部门负责各个部门的档案管理工作,没有系统的思路进行档案的统一管理工作[3].另一方面,档案管理体系不太健全,还需要专业档案管理人才查缺补漏.由于档案管理数字化化建设过程是枯燥乏味的,很多档案管理人员更新频率快,往往留不住更高专业的人才继续工作,这使得档案管理人手不够,往往会聘请一些人员,还有许多机关的档案管理者身兼数职,经常被各个部门调动,职责划分不清晰,降低了工作效率,同时对档案管理的衔接工作与档案整理归类工作产生影响,严重情况下,甚至丢失重要的档案文件,因此需要对档案管理者的队伍进行整治,招揽更多的档案专业人才进行档案数字化建设,而不能仅仅依靠有经验的“老员工”归类整案.
2 档案数字化管理的有效对策
结合上文提到的我国门在档案数字化建设过程中出现的问题,将一些现代化的技术手段和管理方法以及理论运用到基层单位的档案管理中,进而促进健全高效的数字化档案管理制度的形成,促使档案管理系统化、数字化化以及信息化.
2.1 创新档案数字化管理观念
从档案数字化建设的核心入手,借鉴先进的管理经验作为档案数字化建设中的参考,对比当前档案管理者的不足,加强对门档案数字化建设的重视程度,从档案管理人员的思想入手,认识到档案数字化管理工作多机关开展工作的重要性,创新自己的档案管理手段.再者,档案管理部门要加强对档案数字化建设的宣传教育,对管理人员及时开展培训工作,让档案数字化建设者认识到,信息时代的来临迫使档案管理也要跟上时代的步伐,有效利用档案的价值,为机关人员开展工作提供便利,节约时间,提高办事效率,更有效服务于机关的工作.
2.2 提高档案管理人员的专业素质
长期以来,国家一直在大力的强调档案工作的重要性,而且也付诸了行动,加强了对机关的档案数字化检查力度.对此,档案管理人员应对档案工作引起足够的重视,提高档案管理的质量和效率,达到《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》的标准要求,为了做到这一点,首先要提高档案管理人员的专业素质,这是改变档案管理现状的根本之策.那么,如何才能提高档案管理人员的专业素质呢?首先,机关要安排专门的人员负责档案工作,这样可以保证档案管理的统一性,避免人员混乱造成的档案管理混乱；其次,机关可以定期组织档案工作人员参加相关的专业培训,提升专业素质,提高自己的檔案管理能力.
2.3 促进机关档案数字化管理网络体系的建立和完善
在21世纪,信息数字化技术将会得到进一步的发展,我们有可能会全面的迈向信息化时代,机关应该抓住信息技术快速发展的这一契机,促进自己由传统的纸质档案管理保存方式向现代数字化的档案管理方式转变,紧跟时代的步伐,进一步的满足工作的现代化需求.各级机关档案管理部门应该以的建设为依托,以档案的数字化建设为重点,以无纸化档案的归类管理为基础,优化机关网络体系建设.在开展档案数字化管理过程中,机关可以凭借机关的优势,在加强网络化建设的过程中及时完善档案信息的应用系统,积极改善已有的统一专门档案信息管理系统软件,运用于各级档案管理的数字化建设,方便机关内部人员对信息的利用,提高文件档案的利用率,真正的发挥它的作用,而不是形式.
2.4 科学配备档案管理人员,明确个人职责
上文中提到档案管理者更新频率快,缺乏专业的档案管理者,常常出现一人多用、岗位职责不清晰的现象.针对此种情况首先档案管理部门需要科学配备档案人员,立足于在档案数字化建设中的各个岗位职责划分清楚,对于人员不足的岗位则引进外来专业人才,优化人才结构,发挥出档案管理群体的作用.档案数字化建设过程中不只需要档案专业的人才,还需计算机业务人员,通过专业之间的互补性来使得整个档案管理体系整合.其次,信息档案管理数字化建设需要一些“复合型”人才,和其他门进行工作交接,必须了解工作的大局意识,做好档案管理的保密性,对于一些敏感信息能够及时作出正确的价值判断,最终推动数字化建设进程.
3 结束语
综上所述,数字信息化时代的到来,需要现代化的管理方法和管理手段对档案进行数字化管理,这具有十分重要的作用,机关对于档案数字化建设工作一定要重视起来,摸索和借鉴先进的管理经验,借助现代化的信息技术,引进一批专业的档案管理人才,建立适当范围的局域网,促使机关档案管理数字化现代化的有效实现,进而促进机关的有序健康发展.
参考文献
[1]唐宽华.档案数字化建设研究与思考[J].兰台世界,2015,（23）：32-33.
[2]王婧佳.信息化环境下的档案管理探讨[J].科技风,2015,（15）：266.
[3]郝林翔.新时期档案管理的开发和利用研究[J].卷宗,2016,6（3）：49-50.
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