《高校实物档案数字化的》
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摘 要：实物档案体现学校的发展史和光荣史,有着不可替代的作用和地位,实物档案对撰写校史、大事记、年鉴等提供重要的依据和凭证,在校史馆建设和各种有关校史展览的活动中不可或缺.所以研究如何对实物档案进行保管和利用有着重大的意义和价值.目前,档案工作的数字化建设是时展潮流的新体现,对实物档案进行数字化管理更是档案工作的必然趋势.
关键词：高校；实物档案；数字化；对策
1 实物档案的概念和特点
1.1 实物档案的概念
实物档案是指以物质实体为载体,能够反映相关单位和部门职能活动以及历史事件的、具有保存价值的物品,包括各类证书、奖杯、锦旗、名人字画、牌匾、纪念品、礼品等,是除了文书档案、科技档案、声像档案、会计档案、人事档案、基建档案及学籍档案之外的档案,能真实地记载社会各项实践活动,并生动地反映出社会发展历史.
1.2 实物档案的特点
1.2.1 实物档案的多样性
实物档案产生于各式各样的部门职能活动,活动本身丰富、多元的特点使得实物档案与生俱来多样性.如节日庆典中具有纪念价值的字画、手工艺品；各类比賽中获得的锦旗、奖杯、证书；上级颁发的各种奖牌、勋章；有对外交往中受赠的礼品,还有教学、科研中产生的作品.不同于其他纸质档案,实物档案包含小到一枚徽章,大到是陶瓷、牌匾,几乎囊括了所有档案材料的载体形式,其形式多种多样.
1.2.2 实物档案的直观形象性
实物是客观、不以人的意志为转移而存在的,人们可以通过感官系统直接感受到实物的存在.除了具有一般档案的文字、照片、音像等材料外,实物档案还有大量的书画、题词、美术设计等实物材料,这些实物档案在用料和造型上千姿百态,摆脱了纸质档案的古板和枯燥,具有一定时代风格的艺术造诣,反映了不同时期的历史价值,让人一目了然,体现了实物的直观形象性.
1.2.3 实物档案的历史见证性
实物档案是过去已经形成、能够反映历史价值的记录载体,人们通过对实物档案的考究、分析,以现代的思维方式、研究方法去研讨实物的过去,研究其演变及形成过程,形成再认识,并不断完善,创造出新理论,取得新成果.如在高校档案工作中,实物档案客观真实的记载着学校发展的历史轨迹,是学校发展历史的见证,所以说实物档案具有历史的见证性.
2 实物档案管理存在的问题
2.1 归档管理乱
实物档案的种类很多,形成的种类不尽相同,载体形态各异,难以排列.小到奖章,大到锦旗、奖杯,不同规格、不同形状、不同质地的奖品,“无矩”使得它们“无规”.由于没有统一的装具,长期以来一直处于“混乱”保管状态.有的单位将其放在档案柜里,有的任意摆放在桌子上,不仅排列不整齐,而且年代久了即使编了档号也极易混乱,很难做到快速、准确地提供利用.所以档案部门提供查询、利用率低,不能真正发挥应有的作用.
2.2 迁移利用难
由于实物档案形状各异,载体多样,有的容易破碎,有的受到压力容易毁损,迁移利用难度大.跟一般档案不同的是,实物档案往往只有一份,难以复制,极其珍贵,尽量不要迁移,以免丢失或损坏.在传统的实物档案管理中,档案利用者往往只能在规定时间、地点查阅原件,无法实现异地传输和资源共享,利用起来十分困难.
3 对实物档案进行数字化管理
3.1 实物档案数字化的内涵
大数据时代,在信息化技术飞速发展的影响下,档案信息逐渐向数字化方向发展,实物档案数字化管理也应运而生.与传统档案管理相比,实物档案数字化是一种在高速宽带网络上运行的、可以实现跨数据库检索的、具有含量数字化信息资源的库群,能够针对具有保存价值的文本、图片、影像等多媒体信息进行收集,通过数字化加工存储,形成相应的档案文献.
3.2 实物档案数字化的重要性
3.2.1 有效保护实物档案原件,延长保存时间
将实物档案数字化后,可以用信息资源替代原件,将实物原件存放于档案库房中,提供数字化影像给使用者阅览,非必要时不得随意调阅档案原件,可使档案原件的损伤降到最低限度.这样既可保护档案原件,也可延长实物档案的保存时间,还可将数字化档案实行异地保存,输出微缩胶片达到永久保存的目的.即使在不可抗力的因素下,也不会出现毁灭性的破坏.
3.2.2 减少实物档案调阅工作量,降低人力成本
传统实物档案的调阅都是由档案管理人员以人工方式提调,不仅调阅效率低,而且很难使档案管理人员在繁琐的调阅工作中充分发挥效能.形成实物档案数字信息后,档案管理人员就可以在网络环境中实现快捷便利的应用服务,只要对所需查询的信息进行检索,就可以调用到详细、精确的实物档案信息.这样可以使档案管理人员从实物档案的调阅工作中解脱出来,从而降低人力成本.
3.2.3 改变实物档案的利用方式,实现资源共享
实物档案是反映历史活动的原始资料,大多数情况下只有一份,尤其珍贵,需要谨慎对待仔细保存.而实现数字化后,实物档案不再受“实体孤本”的限制,一份数字影像文件通过利用计算机网络实行异地传输,同时提供给所有使用者共享,使异地调阅服务成为可能；同时扩大了档案的应用范围,使更多的使用者可以接触到档案,以实现信息资源共享.同时将已开放的数字档案资源上网,这样使得“时间”不再是限制,使用者可以随时在网上检索信息资源.
3.3 实物档案数字化的对策
实物档案数字化的本质,是利用数字技术对实物档案进行处理后存储的信息,档案管理者和利用者通过连接网络终端设备随时随地获取该信息服务.下面以惠州学院为例：
3.3.1 惠州学院实物档案整理归档及数字化的实现
惠州学院的实物档案在2011年校庆以前一直没整理,小件的放在档案柜子里,大件的放在地上,2011年校庆后增加了很多实物档案,为了查找利用起来方便快捷,开始整理编号按一定的规律摆放在桌子上,2016年购置了密集架后,将实物档案柜一并设计进密集架里,将实物档案按类别和大小有序摆放到密集架里,贴好标签,便于查找.实物档案放进密集架后整洁美观,但因大小不一,形状各异,查找起来也还是有些困难,所以2017年开始对实物档案进行数字化,由于缺乏资金和进行数字化的人员,就采取聘请学校摄影工作室的学生来勤工助学,对实物档案进行拍摄、扫描、图像处理,后期又聘请了计算机专业和设计专业的学生来勤工助学进行条目录入、编印成册以及开展网上展览,历经一年多,于2018年终于实现了实物档案数字化.
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