《信息化背景下科技档案管理的》
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摘 要：进入21世纪以来,我国在科研方面的投入不断增加,科技档案管理成为人们重点关注的话题.随着信息化时代的推进,科技档案管理朝着信息化、智能化的方向发展.因此,研究信息化背景下科技档案管理的创新具有非常重要的现实意义.本文首先阐述了信息化背景下科技档案管理的内涵,分析当前阶段科技档案管理存在的问题,最后提出信息化背景下科技档案管理创新的对策,希望对提升科技档案管理水平有积极作用.
关键词：信息化背景；科技档案管理；创新研究
信息化背景下,科技档案管理面临着新的机遇和挑战,在工作内容上不再以传统的资料保存为主,而是充分利用现代化的信息技术,依靠计算机技术和网络技术不断提升科技档案的管理水平.可以说,加强科技档案的信息化管理顺应了时展的潮流,对提升档案管理人员的综合水平有积极意义,有助于推动科技工作的顺利开展.
1 档案管理信息化的实质内涵
档案管理的信息化主要立足于现代信息技术,加强档案信息的现代化管理.我国科技档案管理信息化起步较晚,并没有广泛推广,具体的信息化工作缺乏必要的实施细则,部分单位甚至简单的将档案资料的数字化定义为档案管理的信息化,错误的理论认知导致在具体操作中存在各种问题.从内涵上来看,档案信息化管理主要包括以下几个方面.首先,档案资源信息化.科技档案的信息化管理最具代表性的措施就是档案资源的信息化.主要通过信息系统以及计算机技术实现档案资源的合理配置以及资源信息的社会共享.目前信息化已经成为开展档案管理工作的必要技术支撑,资源的信息化主要包括档案信息的资源建设以及档案的基础平台建设,通过网络化的信息手段建立标准化的内容数据库,在档案网络的建设以及管理系统的开发中实现档案信息分享的网络化.其次,保护方式现代化.常规的现代化档案保护主要包括档案库房,基础设备,档案载体的现代化保护.但是随着信息化技术的迅速发展导致新型储存介质的不断研发,比如说机读档案,电子档案以及声像档案,这些新型的档案信息储存方式具有不同的形式,包括光碟,磁盘.这些现代化新型科技下的储存产物在介质形成,储存方式,实际操作都具备不同的特性.所以,新型的现代化信息处理方式将会成为今后的研究重点,在最大限度内提升科技档案信息内容的安全性与完整性.第三,管理手段科学化.科技档案的信息管理主要包括理论手段以及技术手段,而现代化的管理手段主要是基于现代化的管理理论与实际档案管理经验的结合,在实践的总结与发展中形成完整的科技档案信息化管理机制.充分融合当代先进的技术设备,操作手段和技术手段参与科技档案信息的专业化,科学化.最后,档案管理标准化.在科技档案管理中,标准化应建立在先进的技术手段之上,注重严密的分工及团队协作,加强各部门之间的密切配合,不断提升档案管理的整体效果.在現代化的信息时代,保证信息的及时共享与网络通畅需要在统一的标准流程之下,数据的交换,信息的共享,平台的连接都需要制定档案管理的规章条例,在现代化的档案管理标准中保证各项管理工作的有效实现.
2 科技档案管理信息化建设存在的问题
在当前阶段,我国科技档案管理信息化建设存在诸多问题,在一定程度上制约了档案管理的总体发展,具体来说,主要体现在以下几个方面.
2.1 档案管理人员素质较低
科技档案信息化建设对工作人员的理论知识和专业实践水平要较高要求.但是,在实际科技档案管理中,总体人员素质参差不齐,缺乏专业的科技档案管理人才,在档案资料的收集、仓储、综合应用等方面存在较多问题.还有一些档案管理人员由其他职位工作人员来兼任,这就造成了实际工作与档案管理的要求有一定的距离.总体上,具备科技档案管理专业知识和现代信息技术的复合型人才少之又少,在很大程度上制约了科技档案管理的信息化建设.
2.2 软硬件设施不足
科技档案信息管理化建设对软硬件设施要求较高,在当前很多单位的档案管理中,软件通用性不强,给档案的移交、传输等工作带来了麻烦,还有些软件在管理功能上不够健全,往往需要手工进行操作,影响了科技档案的信息化建设.档案管理部门应用的电脑机型是不相同的,因此会导致管理人员在检索文件时会遇到检索不到或者检索效率较低的问题；由于档案管理部门的软件规格不同导致软件不能互相作用,进而得不到利用计算机完成较便捷的信息管理的工作,也不能方便有效率的出版信息编辑成果,这就阻碍了科技档案信息管理电子化的进程.
2.3 对科技档案信息化建设重视程度不足
在当今时代,经济的发展和社会建设是社会主体的重点.每一个行业都会重视其行业的内在价值,单位领导往往将主要精力放在主要工作内容上,忽略了科技档案信息化建设.
3 信息化背景下科技档案管理的创新策略
3.1 注重科技档案管理信息体系的完善
如何合理的建设科技档案信息化,其管理部门必须要改变管理档案的传统的观念,对管理档案有一定的创新,不得落后于现代科技的发展,增加人才的管理,使其加大管理部门对档案的重视程度.这些因素均是对档案管理的主要成分.要想完成科技信息化建设必须具备这些有利于管理档案的条件.让管理部门进行全面的管理.使管理档案部门起着重大的作用.
3.2 加大科技档案管理资金上的投入
科技档案信息化建设离不开资金的投入,这是科技档案信息化建设的物质基础.因此,政府应该加大对档案管理的投入资金,使得管理档案部门有资金购买部门的软件以及硬件.加大政府的扶持还可以使档案管理部门拥有足够的资金培养管理科技人才,使用政府的扶助资金来培训缺乏管理档案技术的管理人员,管理档案部门同时也可以增加对管理人员的优惠政策,激励管理档案人员负责认真的态度.档案管理部门应将政府给予的财政拨款应用到科技管理信息化建设的创新上,解决档案管理部门遇到的问题,从而促进档案管理效率的
提升.
3.3 强化科技档案管理信息化人才的培养
在科技档案信息化建设中要注重人才的培养.一方面,通过招聘专业的高校毕业生,为科技档案的信息化建设注入源源不断的活力；另一方面,加强本单位科技档案管理人才的培训,强化理论知识和实践操作,不断提升科技档案管理水平.不仅如此,要加强同类单位之间科技档案管理人才之间的沟通交流,不断的提高档案管理人员的综合素质.以现代化的管理人才为载体,逐步的提升科技档案管理价值与效率.因此,我们必须的加强信息管理人才的培训教育,实现科技档案管理工作持续有效的展开.
4 结束语
总而言之,随着时代的发展和科学技术的不断进步,科技档案信息化建设是必然趋势,单位领导要从长远角度出发,注重科技档案管理信息体系的完善、加大科技档案管理资金上的投入、强化科技档案管理信息化人才的培养,不断提升科技档案信息化的水平,促进单位各项工作的顺利开展,为单位的长期发展奠定可靠基础.
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档案管理引用文献:
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