《新制度下会计档案管理》
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为规范会计档案管理工作,财政部、国家档案局对原《会计档案管理办法》进行了修订,并于2016年1月1日起施行.近年来,随着信息技术的广泛应用,会计档案的内容范围、承载形式、管理手段、利用方式等都发生了巨大变化,原《管理办法》已经无法较好地适应经济社会发展需要,原《管理办法》的有关表述已不再适用,会计档案的范围、保管、利用、销毁等方面的规定需要相应予以调整或完善.会计档案的管理的新特点新技术,要求我们必须加以研究,以提高我们会计档案现代化管理水平,更好的促进单位的会计工作.
会计档案是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的记录和反映单位经济业务事项的,具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料,包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案.根据会计档案新的特点,我们从实用的角度,从以下八个方面进行了探讨.
一、对于会计档案的理解应该把握以下几点：
第一,会计档案是由会计资料演化而来,是已经*完结的会计资料,是经过加工处理具有保存价值的会计信息,不是对所有会计资料的简单罗列.第二,会计档案应该包括外来的和自制的会计资料.特别需要指出的是,当前国家正在推行电子,我们应该注意甄别哪些是符合要求的电子,另外,像资产管理部门固定资产管理系统形成的和国家以及地方税务部门税务系统计算的各种税费资料,也應当纳入到会计档案管理中来.第三,电子会计档案已确定属于会计档案的范畴.它不仅包括存储在本单位计算机上的电子信息还应该包括存储在第三方提供的云存储空间的会计信息.
二、对于会计档案工作的管理制度、管理目标和组织方式的研究.
各单位应当根据国家有关档案工作的统一规定和行业标准,结合本单位的工作实际,制定和完善本单位会计档案管理制度,还应当根据纸质和电子会计档案的特点分别制定管理制度,防止数据被篡改,做好数据备份和系统分级授权,确保信息系统安全运营,保证会计资料的真实、完整、可用、安全.各单位应当根据规模大小和业务量的多少设置相应的档案管理部门和档案工作人员,具体负责会计档案的归档,档案归档后的管理,保证会计档案的安全,配合档案的鉴定销毁,电子档案的数据备份和借阅管理.
三、对电子会计档案管理的研究
在网络技术不断发展的今天,会计档案管理不再是传统意义下的实体档案管理,而是前移到文件形成的阶段,逐步实现会计档案全生命周的管理.利用计算机和网络技术管理档案至少应该做到以下几点：
第一,充分利用计算机和信息技术,实现会计档案管理自动化.因为计算机具有高较的数据和信息处理能力,它能够快速的实现数据的输人、存储和输出.并且能够对信息进行分类提取和分析加工.第二,建立会计档案数据实现会计档案管理数字化.单位可以利用计算机自动分词、文件检索、二维码检索和云检索技术实现对会计档案由静态向动态管理转变.第三,实现会计档案全生命周期管理.利用计算机加密技术和网络监控技术,合理设置权限.确保会计档案全过程在安全可靠的前提下得到充分的利用,第四,促进会计档案储存方式多样化.可以利用计算机和网络储存的不同方式和储存介质,保障电子会计档案的真实、完整和安全.第五、对于单位内部形成的电子会计档案,同时满足《管理办法》第八条六项规定的电子会计资料可以仅以电子形式保存,但必须保证会计资料产生与传递过程符合要求,会计资料的来源要真实有效,传递过程不能脱离计算机等电子设备,不能人为干预从而导致不可靠的中间环节.第六,对于会计核算系统生成的记账凭证、会计账簿、财务报告是最重要的会计信息,对于会计系统接受和读取的会计资料,要以会计人员可以理解的方式呈现,而不能是单纯的代码和数据,呈现的方式应该符合会计的核算的内容和格式.输出的内容应该符合国家标准的归档格式并符合长期保存的要求.第七,对于信息系统和硬件升级带来的数据不兼容问题,电子会计档案应当脱离原系统进行归档保存,系统升级后不再兼容原生成系统的,对原生成系统也应该归档保存,涉及硬件设备更新换代无法读取的电子档案,硬件也应该进行保存.另外,电子档案管理系统和会计核算系统还必须具备相应的功能.第八,必须建立会计档案的防篡改机制.和传统的纸质档案信息和载体具有不可分割性不同,电子会计档案在不同载体之间转换存储,在此过程中很容易被篡改并且很难被发现,因此,必须采用安全的手段确保信息的真实性和完整性显得尤为重要.对电子档案任何改动都能记录在相关的元数据当中,进行访问控制,限定对某些功能的使用权限,系统要有追踪功能监督和记录移动的信息.采用实时连续监控,信息确认技术确保离线备份和离线传递的电子档案不被非法更改,制定有效的维护制度,保证对系统维护和更改都必须经过审批,电子档案维护应按照《档案信息系统运行维护规范》进行运行维护.采取有效措施在电子档案管理系统中的职责分离.第九建立会计档案的备份制度.电子档案的管理系统应当按照《档案信息系统运行维护规范》进行备份,备份数据应包括系统软件和数据、业务数据、操作日志,对系统实施每周一次的数据库级备份、每月进行一次系统级备份并对数据的备份,每月都要进行数据完整性校验.有条件的单位可以进行离线存储,以降低电子档案长期存储的风险.对于一些规模比较小的单位可以选择大型软件厂商的会计软件云服务,另外,还要做好对存储设备硬件的安全防护措施,防止无关人员对设备的接触.第十必须以纸质的形式加以保存.第十一,电子签名需要第三方认证的,由一方设立的电子认证服务提供者提供认证服务.确保交易各方电子签名的真实性和可靠性.确保会计资料的公信力.
四、会计档案的利用与保管研究
在对电子会计档案复制时,需加盖档案管理机构的公章.各单位应结合本单位保密制度,建立和完善会计档案管理制度.会计档案原则上不得对外借出,遇特殊情况如配合审计、公检法、监管等单位工作,依法依规必须对外借出会计档案的,需按照单位档案管理制度履行审批程序后*登记手续,电子档案因在其使用时更容易被复制,各单位应严格控制电子档案的借出.新《管理办法》将会计档案保管年限调整为10年、30年两类,这与国家档案局第9号令和第10号令等国家档案制度有关档案保管期限的规定协调一致.单位会计档案如果不能在新《管理办法》附表中找到对应名称,可以根据档案的使用价值划定保管年限.
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