《档案统计在档案管理中的作用分析》
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摘 要：在现代档案管理工作中,信息化虽然丰富了档案管理的工作内容,但是也在一定程度上增加了档案管理工作的难度.而进行档案统计能够很好的将工作中复杂的内容变得简单,让领导者和管理人员能够更直观的了解信息,为提高档案管理工作的整体质量提供了强有力的保障.文章立足于档案统计工作的意义,然后对档案统计在档案管理工作中的作用进行具体分析,进而为发挥档案统计在档案管理中的作用提出具体措施.
关键词：档案统计;档案管理;作用;对策;问题
档案管理的管理对象虽然不是人,但其管理性质仍然较强.随着社会的不断进步,信息的丰富程度也逐渐提高,所以,与传统的档案管理工作相比,当前,档案管理工作所涉及的内容更加广泛,增加了档案管理的难度.开展档案统计工作,能够很好的将档案进行归类、统计,为档案保存和整理提供方便,有利于在合理有序的工作环境下,提高整个档案管理工作的工作效率.因此,在实际档案管理工作中,档案统计工作十分重要.
一、档案统计工作概述
档案统计主要是指在对整个档案工作和档案的数量进行统计的基础上,对工作进行总结以及对相关数据进行合理分析,然后通过归类和整理的手段,对整个档案进行分析[1].当前的档案统计工作的主要内容和流程就是：在了解数据档案的基础上,根据档案类型和特点对档案进行归类整理,最终以图形或者表格的形式表现出来.其中,最常用的表现方式就是表格,因为通过表格可以清晰直观地发现统计工作的变化规律,通过这些规律发现统计工作的变化过程,从而能够更好地开展档案管理工作.
二、档案统计在档案管理中的作用
(一)有助于实现档案管理工作的有效性
在檔案管理过程中引入档案统计制度,不但能够为信息筛选提供方便,还能进一步完善档案的整理和编排工作,在统计的基础上进行数据分析,能够降低数据分析的难度,从而提高整个档案管理工作的效率[2].通过开展档案统计工作,档案管理人员能够根据统计数据更好的了解相关单位的具体信息,为更好地开展档案管理工作准备条件.
(二)为更好地对档案管理工作进行规划提供支持
由于当前信息技术的飞速发展,社会上各种信息也不断丰富起来,档案管理工作的内容也变得更广泛,但是只有在档案管理人员对档案信息进行编辑的基础上才能对档案进行保管,这无疑是加大了档案管理人员的工作压力.所以,如何对这些复杂的工作进行简单化处理,以降低档案管理者的工作强度,成为广大档案管理者普遍关注的问题.因此,对档案管理工作进行合理规划是十分有必要的.而通过档案统计工作,能够将繁冗的档案信息进行归类处理,并且通过更加直观的图表和文字表现出来,在一定程度上降低了档案管理工作的难度.可见,在整个档案管理工作中,档案统计工作十分重要,档案管理者能够根据统计结果对档案管理工作进行合理规划,确保档案管理工作能够在更加合理有序的氛围下开展.
三、档案统计中存在的问题
(一)统计档案意识淡薄、方式陈旧
随着社会经济的发展以及信息化的发展,我国统计档案在新的时期下也面临着新的问题.目前,我国很多档案统计工作还停留在传统上的手工记录档案操作,还停留在纸质档案的操作发展阶段中,随着社会经济的发展以及信息化程度的进一步加深,传统的手工记录已经远远无法满足于新时期经济社会发展的需求,不能够充分发挥统计档案工作在经济社会发展中的巨大作用[3].
(二)统计档案管理方法无法适应信息化社会的需要
一方面,由于信息化社会的全面深化发展使得统计档案管理工作的难度大大增强,另一方面,社会流动性地增大以及网络安全信息保护的滞后都使得统计档案工作管理的工作面临的挑战与困难越来越多.统计方案是各行各业在生产活动中形成的对社会和国家有价值的文字、图表、声像信息,这种有价值的文字、图表、声像信息也是一定阶段一定时期社会发展的历史记录和现状反应.所以这就使得统计档案工作务必要做到科学分类、仔细详尽,然而在档案管理工作的产期发展中,统计档案的工作远远达不到要求,无法适应现代信息化社会的需要.
四、档案统计工作的有效对策
(一)增强统计档案工作责任意识
统计档案是统计档案管理工作中的重要部分,也是档案管理工作的关键,因此统计档案人员要提高思想意识,高度重视档案工作的重要性,端正工作态度,对档案工作要有高度的使命感、责任感,本着对工作负责的精神将档案工作落到实处,并就其存在的实际问题找到相应的决策和方法确保统计档案工作适应经济建设和社会发展的需要.
(二)增强档案管理人员工作能力
要想提高统计档案工作效率,促进统计档案工作发展就必须要增强档案工作管理人员的工作水平,只有不断地增强管理人员的工作水平,才能保证统计档案工作的发展.在这个过程中有关档案管理部分除了要制定一系列的规章制度,通过条文来约束和促进档案人员的工作以外,还要对档案工作人员不断地进行思想教育和技能上的培训.档案管理人员要主动积极参与档案管理工作的技能培训,以便工作人员在档案材料的搜集和整理中能够做到规范、严格、高效,从而保证档案统计信息内容的完整齐全.
(三)实现统计档案的信息化
在统计工作中引入信息化技术,建立电子档案与相应的网络档案资料库.首先,通过计算机来完成档案信息的统计任务,不仅可以提高档案统计的计算效率,还可以减少失误.其次,利用软件建立电子档案,将声音、图片、视频等多样化的档案信息一同收录在案,确保档案的真实性与完整性.其次,建立网络档案资料库,将单位各个部门的档案统一整合,输入资料库中,有利于档案的归类与搜索,减少了人为查阅档案可能出现的丢失泄露以及纸张档案容易发生虫蛀的问题,而且让档案的统计管理突破了时空的限制,使得民众查阅档案更加便捷.
五、结束语
综上所述,与传统的档案管理工作相比,新时期的统计档案管理工作的核心是对信息进行统一化的管理,有利于及时发现信息中存在的缺漏与错误,提高管理效率,减少劳动成本,对于档案事业的长远发展起到促进作用.
参考文献：
[1]常瑛.分析当前档案统计在档案管理中的作用[J].办公室业务,2019 （18）：110.
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档案管理引用文献:
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