《加强物业企业档案管理的重要作用分析》
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摘 要：基于对加强物业企业档案管理重要作用的研究,首先,阐述加强物业企业档案管理的重要作用.然后,分析物业企业档案管理的重要作用.最后,为确保物业企业档案管理工作的顺利展开,给出加强员工档案管理意识、完善档案管理制度等措施.
关键词：物业企业;档案管理;教育培训
在如今社会的不断发展中,物业企业已经成为我国发展的重点与关键,如果物业企业想要在激烈的市场竞争当中,实现自身更好发展,同时增强市场竞争力,要加强档案管理工作.通过档案管理工作的展开,不仅能够提升企业服务质量与服务水平,同时能够提升资源利用率,避免资源浪费情况产生.所以,本文将针对加强物业企业档案管理的重要作用相应内容进行阐述.
1 物业企业档案管理基本概述
1.1 内涵
档案作为一种信息资源,作为企业生产、经营、技术和科研等活动的真实记录和一项基础性工作,同时也作为与企业同步发展的无形资产,在企业管理等各方面积极地发挥着应有的作用.例如：每年公司领导多次强调的重中之重的《年度物业管理、安保及食堂托管项目》投标工作中,档案资料发挥了极其重要的作用.这得归功于平日对各类档案资料的收集、整理和归档.
1.2 性质
企业档案是企业发展的真实记录和见证,全面、真实地反映着企业整体发展状况和经营成果.企业档案记载着这个企业发展史上的优秀成果,档案管理工作对于不断提升企业在市场经济中竞争力具有重要意义.同时,企业档案也是企业文化的重要组成部分.通过企业档案我们能够了解到企业的成长历程,企业的核心价值观,文化氛围 mbAlunWen.net等.例如：那一张张抗风抢险的照片,一段段灾后复电的影像,一份份表扬和感谢的文件,一方面让员工产生了归属感、凝聚力和向心力;另一方面也有利于有关各方准确认定企业经营成果,为企业与各有关方面进行有益合作奠定了坚实的基础.
2 物业企业档案管理重要作用
如果将物业企业视为生产企业,那么物业企业管理服务就是企业产品,档案管理就是物业企业管理服务说明书.物业企业档案主要记载的内容是,企业实际发展内容以及工作人员服务内容等.与此同时,还包含合同约定、环境绿化、安全保卫、物业基础设施、设备的维护、保养以及管理等.管理者与领导者通过加强对档案信息内容的利用,实现对企业资源的科学合理配置,避免出现资源浪费等情况的产生.实际物业企业档案管理的重要作用,主要体现在以下几点中：
档案在法律方面的作用.档案是当时、当地和当事人在业务活动中形成的原始记录,真实可靠,是令人信服的真凭实据,能够保护企业、员工、业主合法权益不受侵害,明确各方职责,减少不必要的纠纷[1].例如：在公司與某些员工之间的劳资纠纷中,档案管理工作起到了重要的凭证作用.
档案在培训方面的作用.档案是一种重要的教育资源,其真实性和原始记录性,具有不可抗拒的说服力和感染力,一个个真实的案例可以提高培训效率和培训效果.
3 加强物业企业档案管理有效措施
3.1 加强员工档案管理意识
为更好实现物业企业档案管理工作,要保证物业企业内工作人员能够具备较强的档案管理意识.工作人员只有具备较强的档案管理意识,才能及时做好档案收集与归档等各项工作,确保物业企业档案管理工作的有序进行[2].在加强员工的档案管理意识中,可以从以下几点展开：第一,企业领导者与管理者在企业中,要加强宣传工作,宣传的主要内容就是有关档案管理工作的内容.通过宣传工作的展开,促使工作人员能够对档案管理工作有正确认识,从而在未来工作的开展中,可以端正工作态度,认真对待各环节档案管理工作.第二,加强对工作人员的教育培训工作,通过教育培训工作的展开,能够不断提升工作人员的专业素养与综合能力.提高工作人员的职业道德修养,避免在实际档案管理工作的开展中,出现一系列弄虚作假等违法或者违规行为.在这一过程中,管理者与领导者要将各环节工作落实到实际工作人员身上,确保档案管理工作可以有专门工作人员负责,防止出现工作混乱等情况产生.
3.2 完善档案管理制度
在物业企业档案管理工作的开展过程中,除了要加强员工的档案管理意识,同时还需要完善档案管理制度.在档案管理制度的完善中,可以从以下几点展开：第一,积极鼓励档案管理工作人员以及企业基层工作人员,参与到档案管理工作中,使得档案管理制度的完善性与合理性得到保障.第二,加强对档案目录的完善,每个季度要结合档案目录内容对档案资料进行催收,同时加强对档案资料的核实与检查[3].如果在检查工作与核实工作的开展中,发现在其中存在资料不完整情况,要及时联系相应责任人,对档案资料进行调整与完善.如果错误问题较为严重,那么可以适当给予责任人一定惩罚,促使工作人员能够对档案管理工作有正确认识,对其他员工起到一定警示作用,保证档案管理工作的有序进行.第三,在企业传统档案管理工作的开展中,会制定相应的档案管理制度,但是制度的完善性无法保障.基于此,物业企业可以在传统档案管理制度的基础上,不定期进行档案管理制度的修订与补充,从而实现档案管理制度的不断完善,增强档案管理制度的可操作性.第四,对其他企业的档案管理制度进行借鉴,然后结合物业企业自身实际情况,制定相应的档案管理制度,确保档案管理制度的科学性.在档案管理制度得到完善后,要将其落实到实际档案管理工作中,将档案管理制度的作用与价值充分发挥,不断提升企业档案管理水平,增强物业企业在市场中的影响力与竞争力.
4 结束语
综上所述,在物业企业的发展过程中,档案管理工作的展开对于企业的更好发展而言具有重要作用.基于此,物业企业应该将档案管理工作作为重点与关键,不断提升档案管理工作人员的综合素养与专业能力,促使工作人员能够主动参与到档案管理工作中.加强对档案管理工作的重视程度,及时发现物业企业档案管理中存在的问题,针对问题给出有效解决措施,确保档案信息内容的真实准确与齐全完整,避免出现档案信息错误等情况产生,从而实现对企业信息与资源的合理配置企业的可持续发展.
参考文献
[1]姚娟,刘琳琳.哈尔滨物业供热集团积极做好企业合并重组后档案管理工作[J].黑龙江档案,2018（05）：39.
[2]王侃.浅议住宅小区物业档案的管理[J].上海房地,2018（09）：34-36.
[3]詹敏青.浅议如何做好物业电气设备档案管理工作[J].办公室业务,2016（21）：89.
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档案管理引用文献:
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