《图书馆办公室管理工作优化策略分析》
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摘 要：高校圖书馆的办公室工作是一项即忙碌又繁琐的工作,是学校图书馆能正常运行的重要一部分.办公室在高校图书馆的运行过程中,又一直是图书馆管理工作的枢纽,它在实际的运行中又有着协调、沟通、上传下达的作用,是当前图书馆正常运行中不可或缺的重要组成部分.
关键词：高校图书馆;办公室;数据化
中图分类号：G25 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2020）04-0-01
高校图书馆的办公室工作是一项即忙碌又繁琐的工作,是学校图书馆能正常运行的重要一部分.办公室在高校图书馆的运行过程中,又一直是图书馆管理工作的枢纽,它在实际的运行中又有着协调、沟通、上传下达的作用,是当前图书馆正常运行中不可或缺的重要组成部分.
一、作为“桥梁”与“纽带”的图书馆办公室工作
工作定位以为师生学习提供专业性服务、为教学科研工作提供文献资料帮助为宗旨.办公室工作的定位虽然清晰,但是作为非直接面向读者的设置,办公室业务工作更多是以“桥梁”与“纽带”的方式实现自己的定位.
图书馆办公室工作的“纽带”作用主要表现在学校和馆内两个不同的层面.在学校层面,图书馆日常工作不仅要负责馆内领导与院系领导之间的沟通,传达信息到各位馆员,还必须做好各种学校要求的工作计划、新闻稿件、党务材料、工作总结、馆内人员基本情况上报、汇总、材料和验收、评比等工作.在馆内层面,主要是帮助图书馆领导对图书馆的工作加强管理,同时联系各方、承上启下以及沟通内外的作用.具体而言,就是通过完成办公室的行政管理工作和日常工作以协调好馆内各部门之间的联系,在对上级任务进行认真执行的同时,还要对馆内的每一位工作人员负责.
图书馆办公室工作的“桥梁”作用主要表现在畅通信息,形成共识.办公室不仅要传达馆务会和馆长的思路,还要将各部门的建议转达给馆长,是反馈和收集信息的重要部门.另外馆内各个部门之间难免会存在着一些工作冲突,为了避免这些冲突影响工作,需要办公室在中间进行沟通和协调,有效解决这些矛盾,才能促进各个部门的友好相处.
二 基于责任意识的办公室工作人员能力
基于办公室工作的定位与工作目标,就需要三种业务功能：基于读者文献需求与知识服务的信息业务能力,基于日常文书材料处理的公文处理能力,基于沟通协调所需的人际关系处理能力.只有具备了上述的能力,才能对图书馆正常运行提供相应的服务,充分了解各科室的运转情况,根据图书馆的发展特点和规律,去协调解决馆内的各种问题,从而找到一条最好的解决方案.
图书馆办公室作为图书馆管理工作的重要部门,图书馆的工作人员办公室应该有强烈的奉献精神和工作责任感,认真完成领导交给的任务,及时向图书馆领导反馈下级工作人员的建议和问题,以帮助图书馆领导者做出更科学、合理的决策.同时,办公室工作人员也应该脚踏实地的办好每一个工作,用诚恳的态度和饱满的热情对待广大师生、读者和同事,与他们建立良好的工作关系,创建一个友好和谐的图书馆环境,为图书馆能更好、更快发展贡献出自己的一份力量.
办公室的工作比较琐碎,每天要处理大量的任务和信息.随着信息技术的不断发展,办公室工作正朝着信息化的方向发展,各种技术手段的应用为员工提供了极大的便利.例如,通知是通过电子邮件、微信群、群等信息交互平台来发送和接收的.通过电子文档存储文件,节省了大部分工作时间,提高了办公室的整体工作效率,同时也使琐碎的工作变得有条理.
三 基于数据意识的办公室工作优化策略
如前所述,图书馆是最基层的教学单位,同时也是高校发展的主要支柱,而其中办公室又是联系学校各个职能部门,各个院部、师生、读者之间重要的桥梁和枢纽.这就决定了服务工作是图书馆办公室的一项重要工作内容.
当前智慧图书馆建设已经相对成熟.比较而言,智慧图书馆的前端往往涉及到一线的业务人员,办公室工作人员更多的是以过往经验、惯例来处理业务.这就客观造成了办公室工作只是滞后性地执行学校或馆领导安排的各项工作,在预测性地感知读者需求,敏锐地发现馆内各部门间信息流通畅与否方面很难做出有效的判断.
通过数据分析与关联形成分析报告,帮助馆领导优化馆内场景.今天的图书馆不仅是借阅空间,还应是试读与交流的空间.通常图书馆的数据分析更多注重如何发现用户的阅读偏好,办公室工作人员应该主动自觉界入用户数据的分析与发掘,通过分析用户在馆内的行动轨迹来帮助馆领导设计规划馆内的阅读场景,为用户提供“悦读”体验.
通过数据分析形成日常工作轨迹,从中发现信息堵点,为馆领导提供基础材料.在图书馆日常管理中,办公室要继续发挥腿勤、眼勤、手勤等特点,对图书馆内各部门、科室所进行的主要业务进行必要的掌握,找准服务工作中的难点和重点,更加及时、有效开展好服务工作,同时在与其他科室进行沟通协调时也会变得更加顺畅.在工作中,办公室工作人员要将日常工作理解为网络,将涉及到的各个部门工作理解为网络中的节点,将获取到的各类工作资料为形成管理数据,综合国内建设先进的高校图书馆经验对本馆管理数据进行优化,只有这样,推动图书馆服务管理工作得到有效的提升.
总而言之,图书馆是一所高校广大师生进行科研学习的重要平台,办公室的工作因其具有综合管理、建章立制、搜集信息、服务和协调等多种作用,它对高校图书馆的发展起着重要的作用.在目前发展背景下,我们还应在对该办事处的作用有适当了解的基础上继续努力,采取有效措施,提高办公室服务质量和服务水平,促进图书馆工作正常有序发展,为师生创造更加和谐稳定的环境.
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图书馆引用文献:
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