《建设项目电子文件归档和电子档案管理实践》
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摘 要：电子档案管理,是项目工程信息整合的主要环节,它具有关联性、多样性等特征.笔者在阐述电子文件归档和电子档案管理理论之上,着重从归档分类、安全防护等方面,探究建设项目电子文件归档和电子档案管理方式,以达到明晰资源管理方法,提升信息管理效率的目的.
关键词：建设项目;电子文件归档;电子档案管理
工程档案管理,是关乎建筑工程整体信息准确性和完整性的重要步骤,也是后续项目结算、护养等工作开展的依据.为确保建筑项目后续工作得以顺利化实施,资源管理者必须要重视建筑项目电子档文件的归纳和管理.
1 電子文件归档和电子档案管理
1.1 电子文件归档
电子文件,是指能够被计算机程序所识别,具有一定价值的数字化代码程序[1].电子文件归档,就是将每一个代码程序按照相关性标准进行归类、整理.比如,一般性电子办公记录、邮件的整理,均属于电子文件归档的具体实践形态.
1.2 电子档案管理
电子档案,是指具有一定保存价值,且结构清晰的电子文件形式.电子档案管理,就是将电子文件存储的系列性活动发展为一个系统的操作过程.比如,建筑工程项目工程资料管理人员将CAD程序生成文件进行取舍、整理等,这些都是电子档案管理的具体实践方
式[2].电子档案是电子文件归档后的成果展示,为此,电子档案管理工作的开展,往往是在电子文件控制的基础上,进一步开展相关新型的整合、调节,它为后续资料的科学运用提供了可靠性依据.
2 建设项目电子文件归档和电子档案管理实践
2.1 建设项目电子文件归档实践
当代建筑工程项目施工现场资料整合与管理,主要是以电子版为主,施工一线人员与企业中资料整理人员的文件传输以电子版为准.为了确保资料管理工作科学性推进,应在项目电子文件归档环节做好以下实践步骤：
2.1.1 电子文件归类判断
建设项目电子文件归类判断,是项目资料管理的第一环节.建设项目施工工期较长、且涉及内容较广,做好电子文件的归类与分析,是文件整理的基础,为此,文件归档人员需要先确定如何进行分类,分类判断的标准有哪些等等,再进行具体分类实践.
比如,建设项目工程文件归档时,资料管理人员就先依据建筑项目的基本规则,将文档归类分为资金类、设备类、施工图类、施工进度类、施工现场管理类、质量控制类、以及国家管理要求标准类.每日接收到一线人员传回的文档时,依据分类标准进行判断,然后再具体进行文件归档操作.
建设项目电子文件前期的分类,是系列性操作工作得以深入性实施的第一环节.实践人员只有准确判断出项目分析的种类,再进行文件归档,才可以避免繁杂文件管理出现混淆的问题.
2.1.2 电子文件归档取舍
依据电子文件的形式不同,可大致分为常规性电子文件（比如邮箱邮件）、技术程序文件（比如CAD/BIM模型图）、以及扫描性图像文件.多种多样的文件形式存在着重叠、不清晰、资料不完整等状况,技术人员进行电子文件归档时,不能一股脑儿的都分类存储,而是要经过严格的筛选取舍,确定电子文件的归档内容.
比如,建设项目进行电子文件归档过程中,技术人员为确保资料管理信息掌控到位,就在电子文件归档取舍环节进行了系列性工作的完善：（1）重新浏览电子文件传输记录,确定电子文件的接收状态.同时,控制电子文件后续选择的标准,明确电子文件归档依据;（2）对于多次重复传输、接收的资料、图片,选择其中最清晰、内容最完整的资料进行保存;同时,若电子文档归类材料存在信息不一致等问题,要及时进行情况核对,再具体进行文件归档[3].
建设项目电子文件归档的取舍环节,就是对项目相关的内容进行大范围筛选,它在保障后续存储资料质量中起到奠定基础的作用.
2.1.3 电子文件归档整合
电子文件归档整合,就是进行管理前内部资料的记录和管理,其过程一方面包括电子文件归档确定.即,对电子文件前期的分类、筛选等活动进行确认;另一方面是指将选择出来的文件进行全面备份,以避免电子文件在程序运用期间丢失、损毁.
2.2 建设项目电子档案管理
2.2.1 电子档案格式管理
建设项目电子档案管理工作开展期间,先进行资料存储格式综合调节,与后续档案查找、应用等方面均有影响.以建设项目工程资料为例,进行电子档案管理格式部分操作步骤可归纳为：1）资料档案存储记录名字格式统一.一般项目施工档案文件名字要按照由大到小的顺序进行记录.比如,档案提供单位、项目全称、项目负责人姓名、保密等级等进行档案管理;2）档案管理格式上应保持统一.一般来说,存储格式应COS兼容为主,若内部存储图像资料,要以清晰的JPG、GIF等常用的格式为主;3）建设项目资料档案中文字内容以常规性软件可打开为宜,数据库程序以C语言为首选.
结合建设项目施工管理的基本情况,合理有序的进行各类管理文件格式要求的整体调节,是档案记录清晰、不出现资料丢失的重要环节.
2.2.2 电子档案存储管理
电子档案存储管理,是指在电子信息内容整合过程中,为实现建设项目施工中多样性工作的长期、多维度调节,应对项目资料进行存储环节的科学性管理.其一,建设项目工程资料进行科学性调控期间,若建设项目无特殊要求,资料档案存储一般为光驱类和电子备份各一样,这样即使其中某一类产生了资料管理缺失性问题,进行系列操作时,就可以避免存储档案丢失、受损等状况发生.其二,电子档案存储管理期间,注意存储资料之间的逻辑性把握,也是不可忽视的内容之一.比如,建设工程项目综合分析过程中,电子档案存储管理工作的序列性安排,除了按照资料的种类进行整合,还需要依据资料使用频率、惯性等因素,对各个反面的电子档案内容进行管理.
建设项目电子档案管理系列性工作的有序性安排,是提升建设项目资源管理效率,实现多样化资源统筹性安排的辅助性条件.
2.2.3 电子档案安全管理
电子档案安全管理,也是建设项目资料整理环节中不可缺失的工作要点之一.其一,电子档案安全管理期间,在电子文件转换为电子档案、电子档案存储等系列步骤期间,避免每一个对接环节存在着资料信息丢失等问题,是电子档案安全监管的第一步骤;其二,电子档案安全管理工作序列性安排过程中,避免电子档案后续应用期间的安全隐患,也是不可忽视的内容.比如,资料应用不到位,资料窃取等行为.
结合建设项目电子档案管理工作的相关操作环节,多层次的进行安全防护战略的探索分析,不仅是科学的档案管理方式,还是社会信息体系不断完善的体现.
3 结束语
综上所述,建设项目电子文件归档和电子档案管理实践探讨,是建设项目领域资源科学分析与优化调节的理论归纳.在此基础上,本文通过电子文件归类判断、电子文件归档取舍、电子文件归档整合、电子档案格式管理、电子档案存储管理、电子档案安全管理等方面,探究建设工程资料管理形式.因此,文章研究结果,将为建设资源科学调节提供新思路.
参考文献
[1]王英玮,常建法.《建设项目电子文件归档和电子档案管理暂行办法》内容及相关问题的思考[J].北京档案,2019（03）：18-22.
[2]卢雅楠.建设项目电子文件归档和电子档案管理系统构建探究[J].兰台世界,2017（S1）：120-121.
[3]廖志康.土地管理档案电子文件归档和电子档案管理模式探索[J].城建档案,2019（10）：52-53.
言而总之:该文是适合电子论文写作的大学硕士及关于档案管理本科毕业论文，相关档案管理开题报告范文和学术职称论文参考文献.
档案管理引用文献:
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