《出版社纸张材料和管理》
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摘 要：出版社图书成本构成中,纸张材料占比最大.如何科学、合理地利用纸张资源,控制成本,提高效益,是每个出版社都非常重视的问题.本文从成本角度说明纸张管理的重要意义,描述目前纸张管理的方式,进而概括纸张管理中存在的问题,就如何有效管理纸张提出了建设性意见.
关键词：材料 纸张使用 成本核算
作为我国“四大发明”之一的纸张,由粗糙到精细、由少品种到多品种,是人类智慧的结晶.当前,除少数出版社的个别图书品种如中小学教材印量大,大多采用轮转印刷机印制,相应使用卷筒纸张外,大多数出版社因单品种图书印量少,基本采用平张纸.基于此,本文以平张纸材料为视角展开论述.
一、纸张材料在成本核算中的意义
科技的发展为出版提供了强大的技术支持和广阔的空间与平台,移动终端备受大众青睐.受电子出版物、多媒体出版的冲击,作为纸介质的图书出版竞争压力加剧.在这种情形下,出版社如何做到科学规划、精准管理、降低成本、合理利用资源就显得尤为重要.图书制作是出版社的最大成本支出部分,而纸张采购支出一般大于印装加工费的支出,大约占到圖书制作成本的40%-50%,因此,纸张原材料的使用和控制是出版社经营管理的重要组成部分.
改革开放40年来,随着读者对图书品质要求的逐步提高,图书制作的内文用纸从最初的49-52克凸版纸,到55-60克书写纸,再到目前的60-80克的高档胶版纸、轻型纸、轻涂纸等,不一而足.封面用纸也从128克单面铜版纸逐渐到157克、200克、250克双面铜版纸以及有一定松厚度的单面白卡纸,还有许多纹路迥异的特种纸.纸张质量的提升,为出版内容上乘、品相精良的图书提供了丰富的物质条件,可供编辑挑选的余地也越来越大,但同时值得一提的是,同等下,克重越来越高,单本书用纸的成本越来越大.
出版社为了控制成本,针对不同要求的印刷物选用不同的纸张.选择纸张材料通常的原则是：一般彩像印物多选用铜版纸,或者较铜版纸而言质量较差、克重较低的轻涂纸;需要长久保存具有传承作用的重要著作、科技图书、学术精品、科研成果则多选用胶版纸,近几年多选用也属于胶版纸范畴的雅质纸、纯质纸等;对于教材,因为修订频繁、更新较快,以及考虑学生对的敏感度高、用眼卫生等原因,多采用克重60或70、白度在85度左右的胶版纸、书写纸;对于儿童读物,大多会选用有一定厚度,重量较轻,较坚韧且白度低的轻型纸.
二、纸张材料管理的方式
(一)制定标准
当前出版社的用纸中,规格通常为787×1092mm,850×1168mm,889×1194mm,890×1240mm.对于纸张,要求除了定量,白度、平滑度等硬性条件外,还要求纸张不能掉粉,以免糊版;要求纸张含水量应适中,不能因为水量大小不当而产生静电;不能有明显的桨疤、破损、孔眼、斑点;提高纸张的适性,要求纸张质地均匀、不起毛、略有弹性、不透明,稍有抗水性能,有一定的机械强度等特性,从而印出满意的产品.过去国内造纸工业以草类、芦苇类纤维为主,如今纸厂为了提高产品质量,达到环保要求,基本采用进口木浆,纸张也是全木浆产品,而无混浆产品.目前供各出版社使用的纸张经过大浪淘沙,基本都是优良产品.
(二)遵循流程
多年来,各社本着科学、合理、透明、公开的原则,制定纸张采购流程,与供应商建立长期的合作伙伴关系,保证了供应渠道稳定、通畅.每年大的出版集团纸张采购招标,为其他出版社的纸张采购提供了依据.
印刷厂仓库管理人员替出版社把好入库关.依据纸厂（供应商）提供的供货清单,逐一核对产品名称、规格、数量等信息,并逐件检查产品是否有破损,确认无误后入库手续.入库时,印厂仓库管理人员会登记台账,登记哪家出版社的纸张,供货单位、入库时间、入库单号、纸张名称、规格、数量、批号等详细信息.随着纸张的使用,台账会登记印厂的单号（印厂根据日期和机台编制的便于自行管理的印刷物单号）,为出版社印制某本图书提供所需纸张的规格、出库时间、使用数量、结存数量,甚至批号等信息.一旦发现质量问题,印刷厂会及时与出版社沟通,与纸厂商议采取措施进行处理.
出版社的仓库管理采用“先进先出”的通用原则,以减少纸张的整体库存时间,保障纸张的质量稳定.
此外,及时盘点也是纸张进销存管理的重要方面.对于采用ERP管理系统的出版社,数据易于归类统计,使厂社的纸张对账更加便捷.
三、纸张管理中存在的问题
21世纪前十年,出版社图书开本基本稳定,近十年来,出版业竞争激烈,各出版社为了在形式上求新、求变、求异,追求图书外观尺寸的差异化,推出外观尺寸不同的各种图书.事实上,任何特异开本都可以用大的纸张裁切成不同规格的尺寸上机印刷.但是,切除纸边,会造成不同程度的浪费.随着编辑对图书开本尺寸个性化需求的不断增加,特殊规格的纸张消耗量越来越大.
特殊规格的纸张只有实现较大规模的生产和使用,才不出现浪费和积压.如何科学合理地使用纸张,使纸张浪费最小化,也是各出版社出版部重点关注的问题.
造纸厂在生产过程中,成品纸长的一边,沿着纸机平行运行的为纸张的纵向纸;短的一边,沿着纸机平行运行的为横向纸.由于造纸厂机台大小不一,有的纸机门幅1760mm,宽的甚至达到2640mm,出版部通常按照本社较大印数和较多品种使用的图书开本,依照纸张质量和,一定吨数的特殊规格纸张.造纸厂为了最大限度利用产成品,为了最合理、最经济地裁切纸张,便产生了平张纸张的横纵向问题.
横纵向不同,即丝缕不同.如果印刷时不加区别,在同一本书里丝缕混用,会导致书籍三面的伸缩率不同,从而造成各帖（印张）的纸张在裁切的三边整体上不平整,影响美观,进而影响图书质量.为了避免这一问题出现,造纸厂一般会在标签中注明.
四、如何有效地管理纸张
（一）落实计划
纸张材料管理工作的宗旨是做好计划、保证出书、降低成本、减少库存;管好、用好纸张材料,缩短资金流动周期;做到账账相符、账物相符、账目清楚.
实际上,科学的纸张管理不仅仅是纸张管理部门的事,它往往从编辑部门选题策划就开始了,并且持续存在于整个出版过程中.各出版社每年年底都会根据编辑上报的选题,编制第二年的出版计划,各事业部、编辑部都会根据全年的出版计划细化每季的出书品种,出版部门要根据出版周期的数量制定每个季度的详细计划,并逐一实施.实践证明,这是纸张管理行之有效的方法之一.
当选题确立后,对图书进行整体设计时,责编、美编和出版部门相互沟通和协调,根据内容确定开本及用纸材料,尽量做到完美统一.开本的确定和纸张的选用要尽量使用符合国家标准的规格,以降低出版成本.在实际工作中,编辑希望用高质量的材料,出版部更关心印制成本的降低.印刷材料的质量和是成比例增长的,越高的材料,印刷质量也越好,出版部通常从整体出发,合理计算成本,将材料成本与质量成本综合起来考虑,达到最高性价比,使出版社产生利润.
此外,印数的确定也是纸张管理的内容之一.出版部也可以根据本社同类图书历史印数和库存,结合工价,在发行部提出印数的基础上,提出新书和重版书的建议印数;当图书加印时,也可建议合理的重印数量,杜绝成品图书积压,确定合理的印数,唯有如此,才可以为出版社的产品利润创造空间.
(二)把握波段
近二十年来,纸张除了有两次较大的波动外,其余时段纸张相对平稳,第一个高峰是2007-2008年,紙张市场大起大落,波动剧烈.例如,铜版纸从2007年第一季度的5700元/吨,上涨到2008年第一季度的7200元/吨,之后到2009年第一季度降为5300元/吨.过山车式的升降,对纸张管理者提出了较高的要求.第二个高峰是2017-2018年,各个纸张经销公司在这一阶段接连发布涨价通知,普通双胶纸从2017年年初5300元/吨上涨到2018年的6800元/吨,而到了2019年8月则回落到5900元/吨.
纸张材料这两次为期两年的剧烈振幅,增加了纸张管理者购买时机的选择难度,也对纸张管理者提出了更高的要求.因而需要纸张管理者除了要具备出版社所用纸张材料的专业知识,还要随时关注市场的动态,分析国际木浆市场的走势以及国内经济形势和政策,从而准确预测和判断纸张市场的行情和趋势,由此对纸张材料进行科学管理,达到增加效益,持续发展的目的.例如,在国内出台了进一步提高环保要求的政策后,污染严重的中小纸厂面临关闭,这就造成纸张供给端的不足,从而导致纸张上涨.除此之外,出版社的纸张管理者,还需要对国际金融形势有所了解.例如,当人民币汇率走势趋贬时,进口木浆以人民币计价的,通常在我国的国内市场显示为上涨趋势.这时,就需要管理者根据相关信息,科学地提前做出预判.
在对于纸张预判的基础上,不同的出版社有不同的对策.不少出版社为此做了较大量的备货,但在纸张回落后,经常后悔不迭.实际上,作为化工产品,纸张的储存对环境有一定的要求,纸张仓库应保持适宜的温度（18-20摄氏度）和相对湿度（40%-65%）,且要保持良好的通风.防水、防火、防虫更是重中之重.因此,纸张的库存量不宜过大,建议最多储备使用一年半的量.要加快纸张材料库存消耗及资金周转速度,减少浪费闲置资产,将库存数量控制在合理的范围内,并逐渐减少到零库存.
(三)细分批次
在纸张和使用的过程中,纸张色差是必须考虑到的问题.同一个造纸厂生产不同批次的纸张,由于辅料添加的些许差异,温度、湿度不同,都无可避免地会产生色差,使用时,一定要保证同一本书（甚至同一套书）使用同一批次的纸张,否则就会有“隔花”现象,影响图书质量.此外,一个批次的纸张使用结尾时,都有少量剩余.为了减少浪费,出版部和印刷厂应及时沟通,做好尾数纸的处理.对于使用ERP管理的出版社,应该在纸张进库录入时,细分批次,在该批纸张使用临近结束时,寻找合适的图书品种,一次性将该批纸张用完清零;对于同批纸张分别放置在不同的印厂,在纸张结尾时,可以通过查清丝缕,合并同类调拨,保证同一本书用一个丝缕,使纸张的利用做到最优.
(四)分门别类
出版社通常没有纸张仓库,都是纸张后存放在印刷厂仓库.随着地价急剧上升,原来接近市区地源的印刷厂逐步向外搬迁,即使这样,每平方米的日租金也是逐年上涨,同时,环保投入和人工成本上升也使印刷厂举步维艰.印刷厂为了降低成本,采取的首要措施是缩减面积,这无形中减少了出版社存储纸张的仓库面积.
出版社和印刷厂唇亡齿寒的紧密业务关系,要求出版社依照实际用纸情况,兼顾纸张从造纸厂大批购进和少批量、多品种从纸张经销公司零星采购.
从纸厂大批量购买某一类常用纸张的优势是原材料——纸张的供应充足、平稳,可以保证印品如期交付,可以获得更大的折扣,降低运输成本;劣势是需要较大的仓储空间.
零星采购的优势是减少库存积压,减少资金占用;劣势是成本相对较高,采取这种方式购纸对利润有一定的影响.
因此,要处理好上述二者的比例,按照季节性需求的波动,将固定成本转化为可变成本,比如常规品种教材用纸季节性强,使用量大,适宜大批采购,快进快出;对于用量少,高的常规尺寸则适合“一书一叫”或“套书一叫”.二者的合理结合,会有效降低存储成本和缺货成本.
还有一种情况是印刷厂代料.对于使用量极少的品种（各出版社大致相同,比如正大度105克双铜、哑粉）可以由印刷厂购买纸张,与出版社作代料结账.
(五)有效沟通
一本图书的出版,凝结着出版社多个部门、众多员工的努力,一本图书的完工入库,也似一个项目的完结.为了降低成本,出版社各部门员工应具有高度的责任感和良好的团队合作精神.这需要从每一个细节入手,持之以恒,对自己分内的工作认真负责.要求相关工作人员提高思想认识,努力提高业务水平和管理能力,发挥主观能动性,建立良好的机制;在遇到困难时,有效沟通、协商解决.对于纸张管理人员,要求账目清楚,做到工作态度一丝不苟,一人多次复核与两人相互复核相结合,最大限度地杜绝差错.
如今,各出版社均引进信息化管理系统,科技进步为管理带来质的飞跃,需要编辑、出版人员的共同努力,合理地对纸张材料等各种资源进行调度,以最优的匹配度生产图书.
(六)搭建平台
《2018年新闻出版产业分析报告》显示：我国图书出版2018年持续优化.新版图书品种继续减少,印数大幅回升;重印图书品种与印数继续较快增长,在品种上继续超过新版图书.2018年出版新版图书总印数25.2亿册（张）,增长10.7%.全国出版重印图书总印数57.7亿册（张）,增长7.2%.《中国出版蓝皮书 2016-2017中国出版业发展报告》显示, 2016年全国共出书总印数90.4亿册（张）,总印张777.2亿印张.按此比例匡算,2018年总印张约为712亿印张.
从以上数据可以看出,尽管存在电子出版物的冲击,国内纸质图书除了新书品种外其他指标仍然在增长,700多亿印张的总体用纸量中,纸张的调剂功能也应在区域化内发挥作用.在实际工作中,每个出版社或多或少都有一些闲置纸张,为了能够最有效地发挥其作用,减少浪费,公开信息、共享资源提到了议事日程.针对出版界的实际情况,可以通过立项论证,申请文化基金的扶持,由出版协会牵头,在各地区新闻出版广电局已经建立的数据平台上增加新的模块,搭建纸张供应和调剂平台,供各地区各出版社发布信息,调剂结余纸张.建立区域性科学化、规范化、制度化、现代化的纸张使用网络体系,并不断加以完善.
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（作者单位系上海财经大学出版社）
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