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(泰安市公路局,山东泰安271000)
［摘 要］工程档案是项目建设发展的真实记录.提升工程档案管理工作水平必须融入精细化管理理念,才能保证档案管理的高品质和高附加值,为全面鉴定工程质量和日后查明事故原因、追究事故责任提供重要依据.本文在分析研究当前影响工程档案管理工作问题的基础上,对工程档案精细化管理的有效途径进行了积极探索.
［关键词］精细化管理；工程档案；有效途径
［中图分类号］C9316［文献标识码］A［文章编号］1005-6432（2013）30-0046-02
工程档案管理软件:[三十年档案]改革开放成就国家重点工程
工程档案是项目建设等各项管理活动中直接产生和形成的原始记录,它真实记录了项目建设发展的全过程.提升工程档案管理工作水平必须融入精细化管理理念,才能保证档案的终身质量,为全面鉴定工程质量和日后查明事故原因、追究事故责任提供重要依据.
1.粗放型管理制约工程档案工作科学化进程
由于思想认识不到位、人才的欠缺以及管理制度不规范和设施的滞后等原因,目前不少单位的工程档案长期处于粗放型管理状态.这种传统的档案管理模式严重制约了工程档案工作的规范化、科学化进程.
11管理思想不到位导致档案缺失由于施工任务重,项目多,一些工程建设单位往往存在重建设轻档案的思想,档案资料不能随时记录整理,为应付工程验收,在工程完工时,再突击补录档案,导致工程竣工档案资料质量不能保证；有些单位有日常记录,但不能及时分类、整理、归档,使得档案杂乱无序,档案作用无法体现；个别单位对重大工程的原始资料及证明材料不注重积累和保存,不积极追寻容易散失、遗漏的资料,造成档案资料的残缺、丢失、变质,使工程档案无法为项目建设和管理提供有效服务,从而丧失了档案应有的价值.
12管理人才缺乏导致档案管理工作水平不高工程档案管理要求从业人员在工程建设过程中,随时填写施工技术表格、保存施工材料、整理竣工图纸,对资料和文件进行专业分类组卷、归档等,所以档案管理人员必须精通工程建设专业技术知识和档案专业技术知识,熟知各级主管部门制定的工程档案法规.从目前来看,不少单位的档案管理人员缺少这些相关的知识,根本无法满足工程档案管理工作的需要.个别单位甚至没有专门的档案管理人员,而是由一些工程技术人员来兼任,这样整理出来的工程档案良莠不齐,质量可想而知.
1.3管理制度不健全导致档案不规范
制度的不健全必然造成档案管理无章可循.不少单位没有制定较为完善的工程档案立卷、归档、保管等制度,对档案的归档范围、归档时间、整理标准等问题没有作出强制性的具体规定,再加上一些工程项目建设周期长、参建单位多,资料分散于工程技术科、试验室、合同管理等多个部门,这种情况造成了一些档案收集不齐全、整理不规范,档案编制质量参差不齐,给以后档案资料的保管和利用带来不少的难题.
1.4管理设施滞后导致档案管理水平不高
目前,很多部门的档案管理还是以传统的手工操作为主,设备、技术落后,耗费了大量的人力、财力,却不能保证档案的完整、精确、实用、美观,现代化的管理技术和手段还没有得到广泛应用,严重影响了档案管理的信息化进程.
2.工程档案精细化管理的有效途径
如何实现工程档案由粗放型管理向精细化管理转变,关键就是要对工程档案工作的各个环节进行细化分解,归纳总结各个环节的最优工作方法,最终实现档案服务功能的最大化.具体应在以下几个方面努力：
2.1加强档案组织管理——精细化管理的前提
一是加强组织领导.工程档案管理是一项非常细致且专业性很强的工作,必须齐抓共管,群策群力,才能忙而不乱,疏而不漏.因此要首先明确档案业务的管理权归属,这是实行档案精细化管理的有力保障,各单位要及时调整、充实档案管理工作的领导力量和组织机构,成立由分管领导、责任科室主任、专职档案管理员组成的档案工作领导小组.同时把档案管理工作作为日常工作的一个重要内容列入工作计划,提上议事日程,通盘考虑；列为年终绩效考核重要内容,定期对各工程项目的档案立卷归档、档案交接、档案保管等情况进行检查考核,及时发现违反档案规定的现象,并限期整改,实现档案工作与其他业务工作同部署、同检查、同考核,确保档案工作各项管理措施落实到位.
二是强化档案责任.档案工作领导小组切实履行好对档案的监督、检查和指导职责；各单位干部职工都要认真学习宣传《档案法》及上级档案管理部门的有关规定,充分认识档案工作的重要性和紧迫性,积极配合档案工作；作为档案管理人员在具体工作中,要及时收集档案,进行科学分类、规范整理,使档案管理工作常态化,逐步形成人人重视档案、严格管理档案的良好氛围.
2.2提升档案管理人员的素质与能力——精细化管理的根本
档案管理人员素质的高低直接影响到档案工作的质量和水平.随着工程建设的飞速发展,档案的规模不断扩大,数量不断增多,内容不断丰富,而档案资料的归集、管理和利用之间的矛盾也就日益突出.培养和造就一批既懂计算机网络技术,又懂档案信息管理的复合型人才,才能为档案工作的健康发展提供强大的技术支持和人才保证.
一是要精心挑选档案管理专职人员.档案管理作为综合性较强的工作岗位,工作人员必须具备相关的专业技能.因此,各单位在配备档案管理工作人员时,要选择精通档案管理知识、具备档案管理能力且又能爱岗敬业的人员,以壮大专业力量,提升专业水平.
二是要注重加强教育培训.对现有档案管理人员有计划有步骤地开展档案基础理论与技能培训、信息技术培训、相关专业知识培训等多种形式的教育培训,提高其档案管理意识和管理水平.重点加大信息技术培训力度,重视网络技术教育,以适应新时期档案工作的需要.通过教育培训,丰富档案管理人员的知识结构,提升他们的档案管理技术.
三是加强工作协调与业务交流.工程档案一般牵涉面广,头绪繁多,需要多部门的协调配合才能完成,档案管理人员的协调能力决定着档案资料的完整性.如何才能得到各方面的支持,除了靠相关的规章制度外,更重要的是靠档案工作者自身专业能力的发挥.因此,档案管理人员要学会与有关部门、有关人员打交道,注意加强与各部门的关系协调,定期到各工程项目部对档案工作进行监督、指导,让相关人员及时提供档案原始材料,以便档案资料的收集整理归档,促进各部门档案管理的协调统一.此外,还应注重加强档案工作者之间、相关专业工作者之间及档案管理单位之间的业务交流.组织有关人员到同行业单位观摩、学习,加强单位与单位之间的沟通,学他人之长,补己之短,通过交流学习,促进档案管理工作水平.
四是要健全激励机制.态度决定一切.档案工作好坏取决于档案管理人员的工作态度.要充分发挥档案管理人员的主观能动性,就要健全激励机制,使档案管理人员端正工作态度,默默无闻、任劳任怨地从事此项工作,不断创新档案管理工作方式,提高工作效率和工作质量.
2.3严格档案管理制度——精细化管理的重点
管理的依据是制度.做好档案管理首先要建立健全各项规章制度,以制度化、规范化、程序化来保证档案工作的科学化,严格制定落实制度、完善机制、规范行为.
一是要建立健全相关法规制度,形成一整套完备的档案法规体系.健全完善《立卷归档制度》、《档案查(借)阅制度》、《档案保管制度》、《档案工作保密制度》、《档案鉴定销毁制度》以及《档案人员工作职责》和《档案管理人员考核办法》等制度办法,形成档案工作议事决策、沟通协调、责任落实、效能评价、奖惩激励等系统机制,以适应单位档案管理的需要,更好地发挥制度的指导和规范作用.
二是要完整准确规范建档,确保资料“颗粒归仓”.要在工程档案完整性上下功夫,做到归档文件、门类、项目齐全,确保工程档案资料的归档率；要在工程档案系统性上下功夫,根据工程档案归档范围,分清界限,对不同门类、不同载体、不同保管期限的公路工程档案分别排列,统一编号,确保工程档案资料的完整性、系统性；要在工程档案组卷上下功夫,严把工程档案质量关,不合格档案不得进入档案室,对原有不合格的工程档案资料,要重新按照标准要求装订、整理、排架,规范编制,保证工程档案案卷的合格率.同时,制定不同类别的工程档案管理办法、归档范围及保管期限表,统一工程档案管理工作标准,使工程档案管理工作逐步走向制度化、规范化.
三是要强化软硬件建设,确保档案安全保管.加大资金投入,强化工程档案室基础设施建设,改善档案保管设施和保管条件,为档案的安全保管提供硬件支撑；搞好日常安全检查,定期组织工程档案人员进行库房工程档案资料保管情况的排查,做好库房温湿度记录,及时进行降温和除湿,做好库房卫生,防止工程档案的遗失、变质；建立工程档案数据库,通过计算机管理,将各类资料的收集、整理、立卷和归档等工作与档案管理相互衔接,实现档案信息系统的统一管理和信息的共享.同时做好档案信息化过程中的档案实体安全和信息安全保障工作,确保档案的绝对安全.
四是要善于开发利用工程档案价值.工程档案管理的最终目的在于档案的开发利用.要善于多角度、深层次地开发和利用工程档案价值,充分运用档案信息资源编研成果,主动为领导决策和企业发展提供档案信息服务,为政府部门、公司企业和老百姓解决难题,为经济社会发展助力保航.
参考文献:
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［5］周鸣论企业档案工作中的精细化管理［J］.科技致富向导,2012(14)
［6］科学化精细化管理是深化改革需要［EB/OL］.中顾法律网,2010-09-15
［作者简介］王秀婷(1973—),女,汉族,山东泰安人,就职于山东省泰安市公路局.
总结：本文关于档案工程论文范文,可以做为相关论文参考文献,与写作提纲思路参考。
工程档案管理软件引用文献:
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