《城市轨道交通车辆投标活动控制分析》
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摘 要：本文论述了控制活动在城市轨道交通车辆投标过程中的应用,阐述了控制活动在投标过程中所起的作用以及具有的意义.
关键词：投标;招标;控制;沟通
一、前言
投标过程对于以项目为主导的企业的生存和发展起着十分关键的作用,可以说,投标成功即从顾客那里获得合同,企业就会得以继续生存和发展;如果投标失败,即没有获得合同,则企业出现经营困难或者企业业绩不佳.
二、控制活动在车辆投标过程中应用
(一)轨道交通车辆投标过程简介
投标活动是一项复杂且综合性很强的组织活动.城市轨道交通车辆投标过程是源于业主对车辆采购的招标活动.只有业主启动招标过程,才能产生投标过程.
城市轨道交通车辆项目的投标过程是指从市场调研到项目签订合同的整个过程,具体包括：市场调研、预投标、投标和合同谈判四个阶段.这四个阶段相互联系,相互影响,每一个阶段活动都需要进行有效的控制.本文着重论述预投标和投标两个主要阶段中控制过程对工作活动所起的作用.
城市轨道交通车辆投标过程的启动始于市场调研,市场调研则始于业主对城市轨道交通项目的出台.只要业主项目开发计划开始实施,项目跟踪活动随即展开,包括走访当地城市轨道交通建设部门、地铁企业等了解项目基本情况及其进展,正是从这时起的工作已经为后期的项目投标工作搜集和整理了第一手资料.在这阶段的工作报告获得企业领导层认可并批准继续跟踪该项目后,就进入预投标阶段.预投标,即为下一个阶段一投标一做准备工作.预投标阶段的工作主要包括成立投标团队,对投标项目进行初步分析、评估及各类文件的初步准备.
在确定招标文件正式发布的同时,且投标项目已获得企业管理层的批准后,企业市场部便牵头组建投标团队,该投标团队是由企业中各相关职能部门授权的、具有符合要求资质的人员组成的跨部门职能组织,负责在投标的各个阶段进行项目评估、分析及执行投标策略等,投标团队由企业市场部负责统一组织协调,各投标团队成员在执行本职投标工作的同时要及时向自己本部门主管领导汇报工作.自投标团队成立以后,投标工作就此开始.
(二)投标过程的进度控制
投标活动的时间概念相比其他活动来讲是很强的.投标进度控制的目的是为了确保投标计划中列举的各项工作活动能按时完成,从而保证整个投标过程能按时完成.
投标文件的递交日期是固定不变的,并且已在招标文件中明确注明.投标团队根据此日期节点来编制投标工作进度计划,根据招标文件中规定的投标文件应具备的结构内容来编制投标文件结构列表.根据招标文件的具体要求以及以往投标工作的经验,将所有投标工作所必需的活动全面列举出来,然后按照各项活动的先后顺序和相互联系关系排序,根据开标日期和以往做投标项目的经验,将时间从开标日往前倒推,对各个活动的历时进行估算,根据总体历时按比例分配从投标启动到投标截止日期这段时间.这样,在投标进度计划表中既标明了投标活动的内容,又标记了每项活动的完成期限.至此,一个初步的投标进度计划表就编制完成,以此进度表来对整个投标过程进行进度控制.
在投标过程中要首先关注在进度表中标有关键里程碑式的任务,对这些任务的完成时间加以严格控制.各项任务之间都存在着联系,有的前置任务不完成,后面的任务就无法正常进行.所以对每个任务都要定期进行跟踪,了解任务的完成进度,并督促每项任务的执行者按时完成各自的投标工作任务,有可能提前的工作尽量提前完成,因为投标工作越到后来工作量越大.所以为了保障投标后期阶段工作的质量,投标工作应在保证质量的前提下尽早完成.在投标过程中,投标团队须定期召开投标进度会,及时了解各相关部门的投标活动的进展情况以控制投标活动的进度,督促各相关职能部门及时提交所需文件以及相关信息.
因为开标的日期是确定不变的,而且在开标之前投标团队有确定的工作量需要完成,所以在投标过程中,投标团队里的每一个成员都需要有很好的时间观念,按照投标进度表中规定的时间,将工作能提前完成的尽量提前完成.因为这样才可以在有限的时间内把工作做得更完美或者有更多的时间来应对各项变更问题.投标进度表在投标过程中也根据实际情况进行逐步更新和变更,主要是更新各个活动开始和完成的时间,即对于已完成工作按照实际情况进行时间上的修订.另外,也要对未完成的工作项按照投标的进度需要进行新的调整,及时让投标团队成员知晓,并加以实施和控制.
(三)投标过程的风险控制
任何项目都存在风险控制问题,投标活动作为一种项目行为,也要进行风险控制.针对于投标活动来说,存在将招标文件的要求理解错误和记忆错误导致一些文件做得不对或准备的数量、格式等不符合招标文件的规定而导致废标等风险;当然在投标活动中,讨论最多的还是招标文件中的各项条款对企业获得项目后在执行项目过程中会有怎样的风险存在.
在准备投标文件时,企业内部需进行风险分析和识别,并编制风险分析报告.用头脑风暴法来汇集每个人提出的风险问题,然后在逐一加以识别和分析,确定所提出的问题对于此项目来说到底是不是风险.明确是风险项的要进行定性分析,划分风险级别,对其定量分析,將风险数字化、成本化,最后将风险成本加入到投标报价中.对于一个确认的风险,首先要采取相应的风险规避和转移措施,只有在某个风险已经很明确而无法避免的情况下,才将这部分风险成本记入投标报价中,只有对这些风险进行有效的控制,投标报价才更具有竞争力.
(四)投标过程的报价控制
投标和车辆成本和投标预算是分不开的.投标过程的报价控制就是力求投标成本和车辆成本在保证完成任务的情况下最小化,既要考虑全面避免漏报又要使车辆成本和投标成本尽量最小.
成本预算和控制工作首先要建立投标过程中的计算模型,组织各相关部门按照投标工作计划做预算,及时收集各部门预算结果,并进行汇总,向投标团队提供实时信息,最终编制提交给业主的报价表.各相关部门根据以往执行经验,结合招标文件的要求,提交本部门在项目执行过程中的成本预算,包括人力、生产、材料和差旅费用等.然后由企业管理层确定风险、利润等,通过计算和调整,综合得出该投标项目最终的投标.在审核各部门的投标预算时,将根据招标项目的实际情况并参考以往的项目,对各项预算做进一步的评估,将不必要的预算予以删除和减少,从而达到控制预算成本的目的.
投标报价控制工作的重点在于对车辆材料成本控制.首先要筛选合格的供应商,然后向供应商进行询价,并和供应商就进行谈判,用尽量低的采购这些零部件,这样就使得材料的成本做到最小化.由于材料成本在投标报价中占了绝大部分的比例,所以材料采购的控制就显得尤为重要.企业须制定详细的采购计划,根据采购计划,向供应商询价,并进行等的谈判,最终选择报价合理而又满足要求的供应商.通过这些途径和方法有效地控制了材料成本,从而使得整个投标报价具有竞争力.
(五)投标过程的情报信息沟通控制
在投标工作过程中,人员之间的相互沟通是一个重要的环节.投标工作的沟通不仅包括企业内部投标参与人员之间的沟通,还包括投标团队和企业外部之间的信息沟通.投标项目的沟通提供了投标工作成功所必须的人、思想和信息之间的重要联系.
参与投标的每一个人都必须做好及时准确传送和接收信息的准备.首先要清楚自己在何时,需要何种信息,或者需要向别人提供何种信息,并确定信息提供方式.企业内外部沟通的方式要确保其安全性.投标团队定期通过会议形式进行项目信息交流或分配任务,和企业外部的实时沟通主要通过电视或电话会议来了解相互的投标工作进展情况或共同讨论项目的下一步工作和任务.
投标工作是一个集体行为,团队成员之间的文件、情报和关键信息的传递和交流过程必不可少.在这些过程中,要尽量采取企业内部网络进行.对于一些需要特別保密的信息和资料,如投标报价资料、合同和技术规格响应文件等,都需要对信息的使用者、文件的编制者进行严格的审定和控制,并让他们知晓保密工作的重要性和意义.
投标过程的沟通工作控制得好,投标人员沟通得顺畅,这也保证了投标工作的进度,从而保证整个投标工作的顺利完成.
三、结束语
城市轨道交通车辆投标工作是一个系统工程,对其过程的控制要采用正确有效的方法.除了上述提及的控制外,变更控制也是必须的.所有领域和过程都是需要不断更新的,在投标中也会不断地遇到新问题,无论是计划变更或顾客要求的调整等,都要有一定的程序来控制.整个投标过程的执行是一个动态的过程,直到投标结束,各种与投标有关的计划、文件才更新完毕,对后续的投标项目具有指导意义.
城市轨道交通车辆项目的投标是一个比较复杂的项目活动,它是一个团队活动,需要团队合作精神,并通过团队的每一成员对各自负责的方面进行有效的控制.鉴于城市轨道交通车辆投标活动是为企业获取轨道交通车辆供货项目而进行的工作活动,其成功与否和企业的发展息息相关,而投标过程的控制对投标的成功起着至关重要的作用,所以要对投标过程进行有效的控制,并在工作中积累和改进控制技术和方法,以便使企业获得更多的供货合同,保持企业的可持续发展.
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