《公文中几种常见错误》
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公文是企业重要的管理工具,不仅能传达政策意图、布置任务、指导下级单位开展工作,还起到规范行为、宣传教育、传递信息、联系公务、凭证记载的作用.做好公文处理工作,关乎一个企业、一个单位的形象,体现各级领导和文秘人员的素质,更为重要的是,公文对于企业提升管理效率、加强内部控制、促进科学决策具有十分重要的作用.笔者在多年公文审核工作中,发现在公文格式、行文规则、公文内容等方面经常出现一些问题,而且是反复出现,得不到公文起草人员的重视,在一定程度上影响公文的运转效率,损害了公文的时效性、准确性、严肃性和政治性,也在一定程度上影响了企业良好形象的树立.
一是发文字号不规范.发文字号用法不规范是公文中常见的问题,也是最不应该出现的错误.常见的问题主要是顺序号和年份括号使用不当.如某公司发一份文件,发文字号标注为“（2015）××公司第01号”.按照《党政机关公文格式》要求,发文字号由发文机关代字、年份和发文顺序号3个要素组成,要编排在发文机关标志下空两行位置,居中排布,既不可缺项,也不可以颠倒顺序.年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注;年份应标全称,用六角括号“〔〕”扩入;发文顺序号不能加“第”自,不虚编位,在阿拉伯数字后加“号”.上述事例中,发文要素齐全,看似没有问题,但是三个要素随意调换位置,括号也没有按照要求使用,还人为增加“第”和虚位数,正确的写法应该是“公司××〔2015〕1号”.
二是正文格式不规范.《党政机关公文格式》中规定,公文正文格式一般每面排22行,每行排28个字,行距一般为固定值28磅,特定情况下可以适当调整,但至少同一页公文行距应该保持一致;公文正文中不得有表格、示意图、结构图等形式,可以以附件的形式来处理.笔者所在单位为国有企业,日常工作中工作汇报、报告、总结、分析等文字材料较多,由于这些材料对格式要求不如正式公文严格,只要求方便阅读、让大家一目了然即可,导致个别文稿起草人员习惯成自然,在起草公文也“不拘小节”,按照自己的起草其他文稿时的习惯,自己方便怎么排版就怎么排版,在一份公文里表格、图片、文字“相辅相成”,失去了公文统一格式的严肃性.页边距、行距也是容易忽略的地方,需要公文起草和审核人员给予关注,页边距不能按照word软件中默认的“上2.54mm”,“左3.17mm”,行距随意设置成“单倍行距”或者“最小值28磅”等.必须按照国标要求,页边设置为“上37mm”,“左28mm”,没有特殊情况行距设置“固定值28”,在一个页面没有空间盖章,而下一页又是空白页时,可以上当增加或减少行距值,但也要保证同一页面上行距一致.
三是结构层次序数使用不规范.正确规范使用结构层次序数,不仅能让公文层级清晰明了,还能准确反映出公文的构架,让阅读者便于理解和接受.按照《党政机关公文格式》要求,公文结构层次序数可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注,一般尽量逐级使用,也可以越级使用,但最多越一级.如公文只有两个层级,第一层级用“一、”,第二层级既可用“（一）”,也可以用“1.”.笔者在公文审核过程中,常常发现一级标题序数用“1.”标注,二级标题序数用“①”或者“（一）”来标注,也有一级标题序数用“一、”,二级标题序数用“1、”或者“一是”等问题,还有在序数“1.”下面,仍然使用“（一）”的问题出现,这些常见错误,虽然不能影响文意的表达,但却影响了公文的严肃性,希望引起公文起草与审核人员的重视.
四是數字使用不规范.数字几乎在每篇公文中都能出现,在公文中存在一些数值使用不规范、数字使用不恰当等问题,由于不影响阅读,也往往被公文起草者和阅读者所忽视.如“2016销售收入预计50亿～60亿人民币,比2015年增加10%～20%”,往往被写成“50-60亿人民币或50～60亿人民币和10-20%或10～20%”.按照国标规定,在表示数值的范围时,若省略数值的附加符号或者计量单位会造成歧义时,不应省略其附加符号.另外,国标规定数字在表述年代时要用阿拉伯数字,“20世纪90年代”也不能写成“20世纪九十年代”.
五是时间表述不具体.在一些汇报类的文章或总结中,往往会出现“去年以来”“在上年的基础上”“今年我们要”等等模糊的写法,由于汇报工作和总结工作是在一个特定的时间段内,不需要进行存档,习惯性的使用上述模糊写法不伤大雅.但是在正式公文表述中,时间必须要表述具体准确,有可追溯性,不能出现诸如“去年”“今年”等模糊的写法,要直接使用“2015年”“2016年”.在公文中出现年份时也必须页要标注全称,使用四位年代号,不能简化.如不能使用“98年”“15年9月”等简化写法,应使用“1998年”和“2015年9月”.
俗话说,一字入公文,九牛拉不出.公文所表达的观点必须符合上情下情,符合客观实际和发展规律;所使用的论据要有说服力、经得起推敲;所使用的语言、数字、标点符号甚至行距和字符间距等都要符合要求,不能随意自选动作,自创格式.“没有规矩,不成方圆”.对于公文的“规矩”,《党政机关公文处理工作条例》（中发办〔2012〕14号）和《党政机关公文格式》（GB/T9704—2012）都提出了明确要求,进行了严格规范,只要公文起草和审核人员认真对待,做到细之又细、严之又严,一些熟视无睹的错误就会避免,就能保证公文的准确性,体现出公文的严肃性.
此文总结,这篇文章为适合不知如何写几种方面的公文专业大学硕士和本科毕业论文以及关于公文论文开题报告范文和相关职称论文写作参考文献资料.
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