《档案实体安全风险防控和治理》
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摘 要：近几年来,社会经济迅猛发展,市场竞争愈演愈烈,在这种背景之下,企业要想获得长足的发展,不能只简单的关注经济效益的提升,还要重视自身档案实体安全风险的防控和管理,为企业工作顺利的开展提供保障.所以,本文联系了档案实体安全风险的特点以及安全管理的内容,提出了有效的防控手段,希望能够通过提升风险管控的力度,从根本上保证档案实体的安全和稳定性.
关键词：档案;安全风险;防控;治理
1 引言
档案是人类社会实践活动的记录,档案管理部门主要的职责是对档案资料的科学保存,通常情况下,实体档案是以纸质的形式放置在自然环境中,温度和湿度等都会对实体档案的安全产生极大的影响.所以,作为档案的管理人员需要高度重视,要联系当时的天气情况实时的调整档案保管的方式,尽可能让档案存放在恒温恒湿的环境下.此外,档案室的设施设备等需要定期清洁,消毒之后方可正常的投入使用.
2 档案实体安全问题分析
2.1 实体档案的特点
实体档案主要是由图文、照片和影像等组成,档案实体安全简单来说就是档案实体的安全保管.需要联系当地的实际情况,对可能存在的风险进行管控,从根本上保障档案实体不被破坏,与此同时,需要保障相关的信息不会泄露.实体档案具有较强的专业性,涵盖了多个专业的不同知识,为了能够从根本上保证实体档案的完整性,需要管理档案的工作人员具备有一定的专业涵养,在自身技术的支撑之下,科学的保管档案;另外,实体档案有着成套性的特点,真实的展现了人类的日常生活,所以需要按照正常的流程对档案进行保管,实现成套管理和利用.
2.2 安全管理的内容
2.2.1 严格落实和执行档案库房十防要求
联系实体档案的特征,要利用排架的方式做好相应的保管工作.当实体档案存放在档案馆时,需要避免发霉和水火等隐患,要联系实体档案的材质,对室内的温度和湿度进行严格把关,尽可能的减少档案长时间的处在不良的环境中.此外,需要对库房环境定期检查,采取科学合理的方式修复档案,有价值珍贵的档案需要提前复制,然后再存档,如果有特殊情况,可以考虑用复制品替代原件.
2.2.2 提升档案的真实和完整性
档案实体管理的基本原则是保证档案的真实和完整性,保管档案实体,一方面需要明确档案数量是否齐全,不存在缺页等情况;另一方面,在档案的质量上,要确保档案的来源是合乎规定的.档案管理人员不仅要做好档案材料的收集和整理工作,而且还要在条件允许的情况下,掌握先进的档案修复技术,做好档案材料的保护工作,将档案的使用价值充分发挥出来.
2.3 实体档案管理的安全风险
实体檔案安全风险主要来自两部分,一是人为损害,一是自然毁损.人为损害主要是指偷窃和人为的破坏或者是档案在搜集、整理和搬迁过程中,因为人为的疏漏造成档案被破坏的情况;自然毁坏是自然环境对实体档案的破坏,包括内在和外在两个因素.外在因素是保存档案的环境和温湿度等对档案的破坏,集中表现在自然环境和管理上.内在因素指的是档案本身的质量,档案制作时字迹的清晰程度以及纸张的质量,这些都会对档案的寿命产生较为直接的影响.如果纸张中的化学杂质过多,档案在保存了一段时间会泛黄,这是造成档案材料损坏的内在原因.
3 档案实体安全风险防控策略
档案的安全和完整是妥善保存实体档案的基本要求,作为档案的管理人员需要在实际工作中,对可能存在的风险因素进行全方位的预测,并根据可能存在的风险制定应急预案,做好档案实体和信息安全的管理工作.具体可以从以下几方面出发：
第一,要明确责任.实体档案要做好安全监控,明确安全管理的责任人,要对档案安全管理的方法和规程加以明确,在过程中采用先进的科技来做好档案的安全监管,对高温和寒潮类天气要做好监控,从根本上加强档案的安全管理.
第二,需要做好检查工作,实体档案管理过程中可能出现的风险因素,要从制度、资源和安全等方面进行管控和治理,做好日常检查和消防安全检查,防水患和防虫等工作也要有序开展,档案检索和利用都要做好实时的登记.
第三,提前预防.档案管理部门需要联系自然环境的特点和规律,做好台风和地震等自然灾害的预报和应急处理,严格地按照档案安全管理的具体内容制定应急方案,保证灾害发生时,能够将档案进行转移.需要注意的是,要在24小时的时间里监控自然灾害,这样就可以在灾害的萌芽阶段,尽早的组织工作人员进行治理.
4 档案实体安全风险的治理
4.1 完善档案实体安全管理制度
要考虑档案保管等多方面的影响因素,制定相应的装置,专门委派工作人员检查实体档案是否存在有破损和受潮的情况,一旦在过程中发现了问题需要做好整治,定期的组织消防演习和应急处理训练,从多个方面入手,提升档案管理人员应对突发状况的能力.
4.2 改善周边管理环境
档案安全风险需要从完善档案风险管理机构和提升档案管理人员的风险控制意识等两个层面出发,对风控的环境加以优化,从根本上提升档案风险的管理水平.一方面,需要认识到安全管理和风险控制之间的联系,提升风控意识和安全管理的水平;另一方面,需要做好档案安全管理知识的宣传,定期的组织消防演习,将管理责任制度落实下去,通过定期的考核方式来提升工作人员的档案安全和风险管理意识,要确保工作人员能够从思想认识上对该项工作加以重视,以认真积极的态度对待本职工作.
4.3 构建完善的风险管理机构
要在诸多的管理人员中选择有经验的人组成风险控制小组,主要担负起日常的档案安全管理和风险控制的工作.风险控制小组主要的领导人是组长,不同的部门选派工作人员负责档案安全管理和风控体系.这其中,每一个小组的成员需要明确分工,围绕着档案安全管理的目标互相配合,有序开展各项工作.过程中可能会出现特殊情况,就需要联系当地的实际环境形成专题,小组成员要根据专题内容进行重点分析,突发的安全风险,需要及时的处理,避免风险事故进一步的扩散,造成更加严重的影响.
4.4 创设档案安全事故的问责机制
构建档案安全事故的问责机制,也就是说可能存在有重大的事故隐患,需要事前问责,事后追究责任.因为责任人不作为或者是违规行为的情况下,影响了档案安全管理秩序,造成了档案外泄以及不良后果的,要严格按照法律的有关规定,进行追责,对于其他相关的负责人要进行警示.
5 结束语
由此可见,档案实体的安全风险防控和治理是一项长期的工作,作为档案管理部门在档案管理工作中,要发挥出主体作用,及时的了解档案的特点以及风险防控的具体要求,明确工作人员的职责权限,从各个方面入手,从根本上保障档案实体的安全.
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