《新形势下高校办公室行政管理工作的形势和变化》
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【摘 要】高校办公室是高校所有行政工作的最基本环节,也是高校行政管理体系能够正常运行的核心.新形势下,高校办公室的行政管理工作在政策、改革、技术以及人员等多方面影响下有了变化,整体迈向更加高效、稳定的方向,且工作中有了创新的举措,利用现代信息技术帮助提高行政管理工作的效率.当然,新形势的变化下存在着一些日常问题,对此,高校办公室应该针对这些管理上的缺失进行调整,建立健全科学、行之有效的行政管理工作体系,进一步提高行政管理工作的质量.
【关键词】新形势;高校办公室行政管理;形势变化
一、高校办公室行政管理工作的职能和地位
（一）办公室在高校行政管理中的职能.高校办公室是高校为提高行政管理效率而建立的综合性服务机构,其直接为全校师生、党委、校领导等多方服务,因此办公室的职能范围较广,所处理的事物较为繁杂,从接收上级指令到将信息发布给下级师生、群众,然后再根据指令为师生和其他人员业务,完成反馈工作,并将信息和监督结果一并整理发给上级.因此办公室是连接上下级的枢纽和桥梁,通过各项行政工作来维护高校的秩序,为广大师生提供一个有序的工作和学习环境.
（二）办公室在高校行政管理中的地位.办公室是高校行政管理的核心,作为中间窗口和桥梁,办公室始终处于双向开放甚至多向开放的状态,需要不断向上级和广大师生传递信息和反馈工作,同时起到监督和督促执行的作用,肩负着高校各项管理任务以及师生的业务和服务,且任务涉及方面较广,对高校办公室而言,除了学校建设外,师生的发展、科研项目进展、党政工作要求、对外服务都是办公室的工作,因此办公室对于每一所高校而言都是至关重要的,始终处于基础位置.
二、高校办公室行政管理工作中存在的常见问题
（一）政治理论水平不高,思想素质有待提升.高校办公室人员一大工作方向是对接党政工作,联系党与群众,下达和接受相关任务和信息,因此办公室人员必须具有较强的政治思想觉悟,要积极向党组织靠拢.然而,目前很多高校办公室人员本身的政治理论水平本来不高,再加上任务繁杂,很难能够定期进行政治理论学习,如果高校没有安排,很多办公室人员就会减少自我学习的时间.此外,办公室工作大部分是事务性文职工作,工作竞争、进修以及职称晋级等方面相对缺乏,导致很多员工对工作和任务也抱着应付的态度,工作缺乏积极性.
（二）服务意识不够强.高校办公室应该是本着行政管理和业务服务的目标,为领导和广大师生工作.然而,很多工作人员并没有意识到工作的多向性,而是纯粹为上级领导进行服务,缺乏对广大师生和群众的服务意识,认为只要完成好领导工作和任务就可以了,在交接师生和群众工作时经常缺乏职业素养和意识,对于基层群众和师生所反映的问题和困难置之脑后,完成的效率也不高.这样做,不利于高校行政管理体系的建设,也会导致基层和师生工作的不配合,增加行政工作和高校管理的难度.
（三）缺乏创新精神.高校办公室工作涉及的范围很广,日常工作事务比重较大,除了行政管理外还包含了后勤服务保障、行政接待、办事办会、信息传达、服务协调、信息搜集等,这些工作基本上都是日常事务.一般而言,办公室的工作人员工作不会有较多不同,工作任务的流程较为一致,因此很多工作人员熟悉流程后就会一直按照规章办事,凭借以往的经验进行判断,很难发挥创新精神,缩短工作流程和提高工作效率.而新形势下,高校面临整体改革,行政管理也更加复杂,如果工作人员没有创新精神,还是按照以往经验和流程办事,很可能导致工作的堆积.
（四）职能与管理目标不够清晰.办公室对于高校行政管理的作用不言而喻,但是由于办公室的工作较为繁杂,且大多涉及日常性的行政服务,因此很多高校对办公室的定位不够准确,认为办公室只是进行日常工作和各项事务的行政处理部门,并没有意识到办公室对于高校建设和改革的重要性,也没有将办公室的职能充分发挥,让他们在日常事务中参与高校的发展规划和各项事务的决策,因此大多数高校实际上弱化了办公室的职能和地位,对于办公室的管理目标划分不够清晰,导致办公室很难对高校管理和改革起到较大的促进作用.
（五）管理人员对自身认识不够准确.由于高校领导在建设时就没有足够重视办公室的作用,对其职能部署也不够准确,相关的职责权限和管理权力也较为模糊,因此办公室管理人员的自我定位本身就是不够准确的,认为办公室人员只是一个中间执行部门,只需要根据领导下达的任务如期完成即可,并没有意识到本身具有对高校发展和改革规划的管理能力,因此在办公过程中基本上没有发挥管理的作用,也很少参与高校发展的规划,而仅仅是作为领导和基层之间的信息传递者和领导的服务者完成日常事务.
（六）没有形成有效的行政管理工作机制.虽然高校办公室是行政管理工作的核心和枢纽,但是在实际工作中,很少有高校办公室能够认清自身的定位和管理职能,形成一个高效的行政管理工作机制.大多数高校办公室已经形成了一个固定的工作模式和流程,就是负责高校的各大日常事务,任务较为琐碎且没有定性,工作始终处于被动状态,即上级布置任务被动完成,很少参与到高校的管理和发展规划中,因此工作整体较为形式化和流程化,大部分办公室人员忙于各种文件、会议和接待服务,基本上不能起到真正的管理作用,缺乏计划性、针对性和创新性.
三、高校办公室行政管理的形势变化方向
（一）树立正确的管理目标,提高管理效率.高校改革正在继续,办公室作为高校各项工作的枢纽和窗口,也必须树立一个正确科学的管理目标,确立自身的工作定位,从而更好地帮助高校提高行政管理效率,并为高校的发展规劃作出贡献.首先,办公室的管理目标要进行大方向上的制定,即自身的定位.办公室是行政管理核心,因此绝不仅仅是日常的事务工作,而是要参与到高校建设中,为高校今后的规划作出自身的贡献,结合日常的工作以及对高校的了解进行规划的完善和制度的修改.其次是具体的工作目标,要尽可能完成好每一个任务,并有意识地进行创新,借鉴优秀高校办公室的工作办法,不断改进,提高管理效率.
（二）建立健全各项管理制度.建立健全高校办公室的行政管理制度是保障办公室行政管理有效执行的基础,也是工作的制度依据.而高校办公室行政管理制度除了基本的办公室人员工作要求外,还包括校院两级管理制度、问责制度等各项辅助制度的建立和落实,通过这些制度共同提高行政管理的质量和效率.首先,制度建立要以高校的具体情况为根本,除了基本的工作規章制度外,要科学和人性化地考虑高校办公室工作的特点和性质.其次,建立制度需要足够清晰,尤其是办公室的职责权限问题必须具体有效,充分发挥办公室职能.同时,相应的问责制度、监督机制等也要逐一落实,从而建立一个行之有效的管理制度体系.
（三）提高行政管理队伍的素质.人才是行政管理的根本和核心,因此提高行政管理队伍的各项素质是工作的关键.而提高人才的职业素养可以从几个方面落实：一是提高其政治理论水平,定期组织办公室人员进行政治理论学习,紧跟党组织的步伐,提升政治修养.二是工作能力,要增加办公室人员的工作学习和培训活动,让办公室人员掌握更多新的工作技能和要求,提升自身的服务能力,更好地为高校建设服务.三是创造更加良好的工作环境,除了提升办公室人员的薪资待遇外,还要增加工作的竞争机会,让工作人员拥有一定的竞争环境,激励其加强自身的工作能力.
四、加强高校办公室行政管理工作的具体措施
（一）明确岗位职责.以高校的实际情况为基准,首先明确高校办公室行政管理工作的权限.建立科学的岗位职责体系,将人才有效科学地分配到每一个岗位上,确保每一个岗位都有人,每一个员工的工作和职责不交叉,各个岗位的员工能够相互协调工作.其次是建立岗位职责制度.每一个员工和每一个岗位都标有具体的职责和权限,不可模糊边界,也不能职能混乱.最后是岗位落实和监督.高校要确保职责权力的下放,让每一个岗位的员工真正拥有对应的权限,同时要落实好监督工作,防止越权和懈怠的情况出现,而出现工作问题也能够问责到岗、到人.
（二）建立绩效考核机制.办公室员工的工作效率不高,一个重要的原因是缺乏相应的激励机制和考核机制.首先,高校要根据员工的工作情况建立一个科学的绩效考核机制,对工作人员的工作能力、态度、创新能力和意识以及涉及工作的各个方面进行考核和评判,评判标准根据具体情况调整,评判人员由基层、师生以及领导共同组成.其次是激励机制,具体来说就是薪资待遇.根据绩效考核评比的结果,办公室的工作人员要在薪资待遇上体现出差别,同时给予员工定期的培训和学习机会,改善员工的工作待遇和环境.
（三）加强高校的信息化建设.办公室的行政管理工作涉及广大师生,因此需要处理的信息很多,高校可以利用信息技术手段来提高信息搜集和管理的效率,减轻办公室人员的负担,让办公室人员的工作更多投向校园建设的决策和管理方面.因此,高校要建立一个办公室人员的行政管理工作系统,通过前后台的建设让广大师生都利用该系统填写信息,而办公室人员可以在后台快速搜集、整理和存储数据,这样不仅更加便捷,而且能够减少大量的工作失误.此外,高校还可以与软件技术公司合作,建立智慧校园,让办公室人员学习具体操作,从而提升高校的运营效率.
五、结束语
综上所述,高校办公室作为行政管理的枢纽以及校园内外的窗口,在整个高校建设中起到至关重要的作用.然而,现实中办公室人员的工作过于繁杂且低级,没有真正发挥工作职能,起到管理和运营的作用.因此,高校要改变对办公室的定位,建立一个科学有效的办公室行政管理制度,并提高办公室人员的职业素质和服务意识,为高校今后的发展规划作出真正的贡献.
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