《医院人事档案信息化管理策略探析》
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摘 要：医院人事档案是医院人才选拔的重要依据,是医院档案工作的重要内容.当前,医院人事档案管理的信息化建设存在三大问题,即信息化管理的意识不强、信息化管理的资源不足、信息化管理的利用受限,这些问题阻碍了医院人事档案信息化进程.可以从三个方面着手解决,构建人事档案信息化的管理体系、优化人事档案信息化的资源配置、实现人事档案信息化的动态管理.
關键词：档案;医院人事档案;档案信息化
人事档案是记载人生轨迹的重要依据,根据《干部人事档案工作条例》规定,人事档案要内容和分类包括：履历类材料、自传和思想类材料、考核鉴定类材料、学历学位、专业技术职务（职称）、学术评鉴和教育培训类材料、政审、审计和审核类材料、党团类材料、表彰奖励类材料、违规违纪违法处理处分类材料、工资、任免、出国和会议代表类材料及其他可供组织参考的材料,共十大类.医院人事档案管理是档案管理工作的重要组成部分,也是医院人力资源管理工作的重要组成部分,能够为医院人事工作的开展提供重要的参照依据.当前,档案信息化建设成为发展趋势,医院人事档案如何实现信息化管理值得探究.
一、医院人事档案管理的重要性分析
人事档案客观记录了个人的学习、生活、工作等各种经历,涉及个人的隐私,人事档案管理具有动态性和保密性.人事工作是单位的核心工作之一,人事档案既是单位档案工作的重要组成部分,也是单位人事工作的重要参照依据,其重要性不言而喻.具体而言,体现在以下几个方面：
1.人事档案是人才选拔的重要依据.人事档案客观地记录医院员工的全面信息,具体内容和分类共十大类,每一大类下设诸多小类,是个人相关情况的具体记载.譬如,人事档案的考核鉴定类材料,包括平时、年度、专项考核,援派、挂职锻炼考核鉴定等材料,这些相关数据和信息能够为员工的职务晋升、职称评定等重要人事工作提供参考依据.此外,通过人事档案能够综合评价人员的品德和素养,筛选高素质人才,对于潜力较大的人才进行重点关注和定向培养,为医院事业的长足发展和良性发展提供人才和智力支持.人事档案的规范化管理是单位人事工作水平的重要体现,人事档案涉及单位员工的隐私和切身利益,做好人事档案管理工作对于提升医院服务水平具有重要推动意义.
2.人事档案是档案工作的重要内容.医院档案包括文书档案、会计档案、病历档案、基建档案、人事档案等等,人事档案是医院档案的重要组成部分,在选拔人才、提高人事工作效率方面发挥着重要作用.档案工作是医院服务水平的的一个衡量标准,便捷优质的档案服务有利于提升医院的整体服务水平,彰显档案工作的价值,提升人员的档案意识.而人事档案作为档案管理的重要内容之一,其服务对象主要为医院的在职职工和已退休职工,规范人事档案管理,为医院职工提供高效服务,有利于提升医院职工的归属感和满意度,提升其工作积极性和工作效率,进而促进医院水平的整体提升.
二、医院人事档案信息化管理的问题分析
1.信息化管理的意识不强.人事档案信息化建设是档案工作信息化建设的一个重要环节.当前,借助信息技术,医院的挂号、缴费、结果查询等业务环节已经基本实现了信息化管理,病历管理也基本采取电子化手段.在业务方面,医院的信息化程度较高,为就诊患者节省了时间成本.但对于服务性的档案管理,其信息化程度还有待进一步提升,部分医院的领导和管理者尚未意识到信息化管理对于档案工作的重要意义,导致医院档案管理的信息化水平相对滞后,人事档案信息化管理同样发展滞后.这一问题的产生主要是历史因素造成,医院的性质为公益性卫生事业单位,其关注的重点是医疗科室的发展和投入,在资金、人力、物力配置上优先医疗科室的资源配置.而在档案信息化建设方面,其认识程度不深导致重视程度不足,这就对医院人事档案的信息化建设工作造成了阻碍.
2.信息化管理的资源不足.人事档案信息化是档案信息化建设的一个重要方面,而档案信息化建设需要多方资源支撑,财力、物力、人力,如信息化建设项目启动阶段的资金投入,智能库房的建设及相关硬件设施的配备;又如,信息化管理系统的购买及后期的系统更新与数据维护等相关工作均需持续投入资金,而前文已经提出医院信息化管理的意识不强导致资金投入不足,这是人事档案信息化建设进程中的一大阻碍.此外,从医院人事档案信息化管理工作来看,此项工作仍存在很多问题,而最突出亟需解决的是统一的规范标准问题,人事档案的信息化也存在问题.再者,人事档案信息化是一项专业性较强的工作,需要配备专业的人才才能确保此项工作的有序开展,而当前,专业人才不足仍是制约档案信息化建设的重要因素.
3.人事档案的利用受限.人事档案涉及个人的隐私和秘密,其管理对保密性要求较高,具有非共享性的特点,一般情况下,人事档案的管理采取更封闭式管理模式,这能在档案信息保密方面发挥重大作用,但也在一定程度上影响了人事档案信息化建设进程.此外,人事档案涉及的内容和种类繁多,通过员工的人事档案可以掌握人员的基本信息和表现情况,但核心信息相对缺乏也给人事档案管理带来了挑战.此外,从当前人事档案信息资源建设的现状可以看出,部分医院在人事档案管理方面仍存在内容模式化痕迹明显的问题,缺乏医护人员诊病的治愈率、就诊人员的满意度等实用信息的记录,严重脱离了人事档案的现实利用需求.总言之,人事档案信息化建设的目的是提升人事档案管理效率和管理水平,为医院职工提供最便捷的人事服务,但人事档案管理保密性的需求和非共享性的特点会给信息化建设带来一定的挑战,如何处理好两者之间的关系需进一步探究.
三、医院人事档案信息化管理的策略探析
1.构建人事档案信息化的管理体系.人事档案的信息化管理涉及多个方面,如人事档案信息采集、数据分析、人事档案建档、查阅档案及调档等,这些是人事档案管理工作的基本构成,做好上述工作才能确保人事档案管理的科学性与规范性.管理体系的构建首先需要结合医院人事档案工作实际制定人事档案管理制度,将人事档案信息化建设作为专项工作进行规划并提交会议讨论,确保方案的科学性和可执行性.此外,严格人事档案利用的审批手续,要履行必要的审批手续以确保人事档案的安全性.
2.优化人事档案信息化的资源配置.资源配置主要涉及三个方面,即建设资金投入、软硬件设施配备、人才队伍组建,从三个方面入手完善配置为人事档案信息化建设提供强劲的资源支撑.一是将档案信息化建设经费纳入医院年度经费预算,根据档案信息化建设的实际需要配备资金,并对资金的使用效率进行检验以确保最大程度发挥其效益.二是完善设施设备,根据信息化建设的具体需求配备必要的信息化设备,如智能库房建设,包括智能密集架、温湿度控制系统、除尘装备等;又如档案数字化所需的扫描仪、图像处理软件,还包括人事档案信息化管理的档案管理软件、数据库建设、数据存储设备等.三是组建专业的人才队伍.医院的领导和管理层应意识到人才的重要性,在人才引进阶段和人才培养阶段,重视并鼓励专业人才的引进和专业人才的继续发展,通过完善人才激励机制和人才评价体系来激发档案工作人员的工作积极性.而作为人事档案管理的档案工作者,一方面要具有良好的综合素养和政治素养,具有高度的保密意识,这是开展人事档案信息化工作的前提.另一方面,要注重自身素质的持续提升,通过自主学习或参与继续教育等形式,不断更新自身知识体系,掌握行业发展的新动态,以适应人事档案信息化建设的新需求.
3.实现人事档案信息化的动态管理.互联网+时代,网络已经成为人们学习、生活和工作必不可少的事物,得益于信息技术的高速发展,人们获取信息更加便捷.基于此,医院的档案管理需要紧跟互联网发展的趋势以实现各项工作的可持续发展.人事档案的信息化管理需要建立完善的信息平台,实现对人事档案信息的动态管理,具体而言,应包含三个层次的工作：一是要做好医院人事档案信息管理平台建设并不断完善平台功能,可以引进或开发适应医院人事档案管理工作的档案管理系统并完善信息利用平台和管理平台的建设,完善相关数据库建设,充实数据.开发的人事档案信息管理平台应具备档案分类、编目、统计、检索、分析等多重功能,能够实现对人事档案的智能管理,提升人事档案的管理效率.第二,做好人事档案的补充和完善工作.人事档案具有动态性,涉及员工的工資调整、职务晋升、职称评定、奖励与处罚等内容,每年都会有或多或少的变动,这就需要对员工的人事档案进行及时的补充和调整,确保各项人事材料的完整和真实.此外,还有注重人事档案信息的安全保管,档案工作者要具有保密意识,还需通过制定等方式来确保人事档案的安全.第三,根据人才流动的状况及时做好人事档案工作,建立人事档案管理机制和实践能力较强的数据库,根据人才流动做好数据更新工作.
参考文献：
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[2]徐 冉.数据管理视角下医院人事档案信息资源建设[J].山西档案,2020
[3]武 辉.人才流动背景下医院人事档案管理的完善对策[J].档案管理,2019
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人事档案和信息化管理引用文献:
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[2] 人事档案和信息化管理在职毕业论文范文 人事档案和信息化管理方面有关论文怎么写10000字
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