《行政审批制度改革背景下档案管理工作新探》
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摘 要：当下,行政审批制度改革进程不断加快,行政审批工作朝着一站式的方向发展.以此同时,如何对行政审批档案进行科学管理,更好地对行政审批工作产生的信息资源进行集中整理与利用,是当下行政审批档案中心工作人员需要探讨和研究的课题.鉴于此,文章立足于行政审批制度改革背景,就行政审批档案管理工作的必要性进行分析,指出档案管理工作中存在的问题,并提出相关对策,希望能够寻求新的方式以提升行政审批档案管理水平,进而实现行政审批制度改革与档案管理工作的同步.
关键词：行政审批;制度改革;档案管理;必要性;对策
一 行政审批制度改革背景下档案管理工作的必要性
(一)推动行政审批制度改革的必然要求
行政审批制度改革是从基础上创新行政方法、实现廉洁行政的有效措施,是打造服务型政府的根本途径.行政审批档案作为行政审批工作中产生的信息资源,记录着行政审批事务的方方面面.为了更好地推动行政审批制度改革,就必须要对行政审批档案进行高效管理,为后期各项工作提供依据,避免信息丢失.同时,做好行政审批档案管理工作,也能够更好地确保档案管理与制度改革同步,减少改革过程中的纰漏.
(二)满足政务公开的内在要求
行政审批档案中许多信息资源涉及政务公开.为了更好地满足满足档案需求主体的使用需求和查阅需求,实现“一次处理,多次使用”的基本目标,就必须要做好行政审批档案管理工作.只有从源头上控制行政审批档案管理质量,避免后期的重复加工,才能确保行政审批档案完整性、真实性以及准确性,为后期的政务服务提供信息凭证.
二、行政审批制度改革背景下档案管理工作中存在的问题
(一)行政审批档案管理思维模式落后
实践中,部分行政审批档案中心的工作人员仍然存在思维落后、重视不足等问题,尚未认识到行政审批档案管理工作在行政审批全局中所发挥的作用,单纯将行政审批档案管理作为一些机械性保管工作加以看待,难以全面提升行政审批档案管理效率[1].一是行政审批制度改革后,行政审批工作流程、工作内容更为精简化,行政审批工作中产生的信息资源较之以往有相对减少.然而,部分工作人员没有树立精细化意识,未从精细化角度对行政审批档案进行科学管理,导致管理质量参差不齐.二是对行政审批档案管理的合理性、有效性缺乏深入思考.例如,部分重要性不足的文件是否应当归档?行政审批档案清退、销毁、检查的周期多久较为合适?面对诸如此类的问题,工作人员并没有结合单位实际情况加以考量.三是部分行政审批档案中心绩效考核、责任落实机制不完善,难以适应新时期行政审批制度改革的新要求.
(二)行政审批档案管理的科学性不高
部分行政审批档案管理工作之所以难以与行政审批改革制度同步,主要是因为行政审批档案管理的科学性不高.一是部分工作人员在整理、操作、管理过程中没有严格按照相关的规范与标准,归档格式不统一,进而导致出现分类不准确、标题草拟、页码未编纂等问题的发生[2].二是行政审批档案编研与鉴定不科学,过度强调行政审批档案管理流程简化,脱离单位实际情况,导致材料鉴定过程中出现问题,既无法对无效材料进行筛选与剔除,也无法最大限度地保障行政审批档案归档的完整性.
(三)人才素质难以适应行政审批制度改革的需求
行政审批制度改革作为一项复杂、庞大的系统工程,涉及各个领域的问题,需要档案工作人员加以配合和参加,才能促进改革落地.一方面,部分行政审批档案中心的工作人员对行政审批业务缺乏足够了解,处于“被动管理”的层面.即业务部门移送何种材料,就对何种材料归档,未对不合理之处提出意见[3].另一方面,部分行政档案中心的工作人员对政府信息公开缺乏足够了解,难以处理好公开、保密以及管理三者之间的关系,不利于行政审批制度改革深入推进.
三 行政审批制度改革背景下档案管理工作的对策
（一）转变思维模式,提升行政审批档案管理效能
为了更好地适应行政审批制度改革趋势,从根本上提升行政审批档案管理质量,就必须要转变思维模式,充分重视行政审批档案管理.一是要树立精细化意识.一方面,要精简行政审批档案管理流程,进一步梳理行政审批档案的种类、内容,并采取更为科学合理的方式对行政审批档案进行管理.另一方面,加強与行政审批人员的沟通与协调,确保文件收发、文件归档等工作衔接,共同提升行政审批档案管理效率.二是要从行政审批档案管理的合理性、有效性角度进行思考,并在此基础上灵活化处理行政审批档案管理工作.一方面,工作人员要结合单位行政审批的要求以及文件类型,梳理相应的行政审批文件归档清单,确保行政审批档案完整性.另一方面,要按照季度、半年度、年度为单位,对行政审批档案进行清退、销毁、检查.三是要细化绩效考核指标,优化责任分工.要进一步对行政审批档案管理质量进行考核,确保行政审批档案归档及时、归档完整.同时,也要明确责任,提升工作人员的责任意识,营造良好的工作氛围.
(二)科学管理,确保行政审批制度改革的整体性
部分行政审批档案管理工作之所以难以与行政审批改革制度同步,主要是因为行政审批档案管理的科学性不高.一是部分工作人员在整理、操作、管理过程中没有严格按照相关的规范与标准,归档格式不统一,进而导致出现分类不准确、标题草拟、页码未编纂等问题的发生.二是行政审批档案编研与鉴定不科学,过度强调行政审批档案管理流程简化,脱离单位实际情况,导致材料鉴定过程中出现问题,既无法对无效材料进行筛选与剔除,也无法最大限度地保障行政审批档案归档的完整性.
(三)加强人才建设,打造适应改革趋势的人才队伍
一是要从行政审批制度改革的角度开展相关培训,强化行政审批档案工作人员对行政审批基础知识、流程的认知,实现档案业务与行政审批业务的有效结合.为此,单位可以通过轮岗等方式,分批次组织行政审批档案工作人员进入业务部门锻炼,推进人才建设层面的扁平化改革.二是要从政务公开的角度对行政审批档案工作人员进行培训,深化行政审批档案工作人员对政府信息公开领域法律法规、规章制度的人事,处理好政务公开与行政审批档案管理之间的关系,顺利推进行政审批制度改革.
四 结束语
行政审批档案管理是一种社会实践活动,属于信息管理的范畴.管理好和利用好行政审批档案资源,不仅仅能够帮助相关单位更好地保存相关信息平衡,而且能够为后期单位工作提供决策支持,减少单位管理和运行中存在的风险.鉴于过去一段时间内部分单位行政审批档案管理效率不高的问题,有必要立足于行政审批制度改革的背景,从理论层面就档案高效管理展开探讨,用新思维解决相关问题.具体而言,一是要转变思维模式,提升行政审批档案管理效能;二是要科学管理,确保行政审批制度改革的整体性;三是要加强人才建设,打造适应改革趋势的人才队伍.
参考文献：
[1]郭柳军.行政审批类档案利用研究[J].档案时空,2019（02）：16-17.
[2]沈鹤慧.档案管理视角下的行政审批制度改革研究[J].中国管理信息化,2018,21（12）：191-192.
[3]林伟宏.基于网上审批的行政审批电子文件整理归档和电子档案移交接收模式研究[J].中国档案,2018（03）：68-69.
作者简介：
刘博（1974.03--）男,民族：汉,籍贯：山东省菏泽市,学历：本科,现有职称：中级工程师,研究方向：档案管理.
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