《财政机关档案管理中常见问题以与改进》
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摘 要：财政是国家的组织活动,财政机关是国家组织的活动载体,属于行政管理范畴,财政机关档案的管理工作具有重要意义.但在实际的管理工作中,大多数财政机关单位对于档案管理工作重视不够,因此存在着一系列问题亟待改善.本文对这些问题进行了深入细致的研究,并且提出相应的解决策略,对于财政机关的决策和发展具有重要意义.
关键词：财政机关;档案管理;问题;改进
财政机关档案管理工作具有其自身的重要性,对事业单位的发展具有特殊意义,能够给相关部门提供更多的信息,便于财政机关做出各种决策.因此,财政机關档案管理工作中,不断提高工作效率和质量,是财政机关档案管理工作的基本要义,但在实际的工作中,由于各种因素的影响,导致财政机关档案管理出现了各类问题,这需要在深入研究的基础上提出解决策略,才能使财政机关单位做出更加科学合理的决策.
1 财政机关档案管理的重要意义
1）提高财政部门工作的严谨性.财政档案管理能够对财政部门的相关工作起到监督作用.财政档案的来源主要是由部门人员提供,在财政档案管理工作中,管理人员要依据提供的信息和凭据进行审核,保证其真实性和价值性,这样的特点对于财政部门的工作起到了监督作用.除此之外,财政档案管理工作中,需要经过严格的审核和把关,这样能够从根本上杜绝相关人员的不正确行为.
2）提供相关工作需要的依据.财政档案管理工作中,管理人员要将大量的财政信息进行收集整理和记录,确认收集到的信息是真实的,在此基础上将整理好的档案交给上级部门,上级部门通过这些整理好的档案能够做出科学合理的决策,并且进行相应的财政调整,进一步促进区域内经济的发展.通过这些区域内的财政情况为国库工作提供重要的依据,更好的分析来年资金预算,并且做好相应的宏观调控.
2 当前财政机关档案管理工作中出现的问题
1）对财政机关档案管理工作重视程度不够.在大多数人的认知中档案管理工作不需要专业知识,工作内容较为简单,并且工作内容教育枯燥,这样的认知导致财政机关单位对于档案管理工作的重视程度不够.财政档案管理工作的效果往往是隐形的,在长期的工作中才能展现其价值,导致大多数财政机关提供了财政档案管理对于本单位的实际意义.这样的认识导致财务管理工作人员工作效率不高,相关工作未能按规范操作,进一步影响了财政档案管理工作的实效性.
2）财政档案管理基础设施建设不够.现阶段,各个领域都在积极与互联网进行融合,并且利用互联网不断提高工作的效率.但财政机关的档案管理工作中,由于基础设施建设力度不够,大多数设备较为老旧,无法为现代化的信息技术提供应用平台,这些问题的出现严重制约了财政档案管理工作的开展,也影响了其工作效率,使得财政档案管理工作效率大打折扣,并且随着财政档案信息内容的不断增多,需要单位投入更多的人力物力,进一步加大了管理成本.因此,必须要大力发展财政档案管理现代化,充分运用现代信息技术和互联网,进一步提高财政档案管理的工作效率.
3）财政档案管理的制度不完善.财政档案管理制度不完善,导致大多数管理人员在工作中未能按照相应的规范进行标准操作,进一步影响了财政档案的标准化管理.由于没有相应的财政档案管理制度,大多数机关的财政档案管理工作都是由其他部门坚持管理,没有专门的部门,更没有拥有专业技术的人员进行管理和档案的保存,这样的现状导致财政档案的信息内容产生误差,极大地影响了财政运行情况的真实性.
4）财政档案管理人员业务水平不高.档案管理是一项兼具专业技术和决策能力的工作,因此需要档案管理人员具备较强的专业能力和综合能力,并且具备一定的职业道德.但在实际工作中,由于大多数人对财政档案管理工作的重视程度不够,没有配备专业的业务水平高的人员进行财政档案管理,进一步降低了财政档案管理工作的效率.
3 针对当前财政档案管理现状的对策
1）提高对档案管理的重视程度.提高档案管理的重视程度,首先需要机关单位的领导层重新审视档案管理工作对于机构的重要意义,在领导层的正确认知下,促使相应部门进行宣传,提高单位内全体人员的认识,通过这种自上而下的方式,改变单位对每一个人对于财政档案管理的认知,通过这样的方式创设良好的财政档案管理范围,在这样的氛围影响下,管理人员能够不断提高自身的责任感,从而在工作中不断提高工作效率.
2）加强档案管理的基础设施建设.财政机关的管理应当成立专项资金用于基础设施建设,在当前的信息化背景下,应当及时引进专业的设备,并且聘请专业人员搭建信息化的财政档案管理系统,并且建立相应的制度,定期维护计算机系统的应用软件、相关设备、通过这样的方式,不断加强档案管理的信息化建设,这样才能为档案管理提供更好的工作条件,档案管理人员利用这些设备才能更好的进行工作,实现质量和效率的双向提升.
3）建立健全财政档案管理制度和程序.建立完善的财政档案管理制度和程序,是实现财政档案管理标准化的基础和前提.首先要求管理层设立专门的档案管理部门,并且配备专业的档案管理人员,在此基础上建立起标准化的管理制度,并且明确财政档案管理人员的权责,保证相关工作落到实处,在制度建设的过程中,还要做好相应的考评制度,将考评制度与管理人员的业绩、职称等挂钩,通过这样的方式,才能更好的激励财政档案管理人员在工作中发挥自身的价值,更好的实现财政档案管理的标准化.
4）提高财政档案管理人员的素养.首先,要针对档案管理人员进行定期培训,通过培训系统在短期内提高档案管理人员的专业素养和职业素养,使其拥有与档案管理工作要求相匹配的能力,这样才能使档案管理工作长效发展.针对档案管理人员的定期培训建立相应的制度,对于积极参加职业培训的管理人员进行相应奖励.反之,对于不积极参加职业培训的管理人员进行相应处罚,利用这样的考核机制提高其参加职业培训的积极性.其次,财政机关单位还要定期组织档案管理人员在兄弟单位中进行交流,不断借鉴先进的管理方法和经验,优化本单位的财政档案管理方法.另一方面,机关单位应当提高财政档案管理人员的准入门槛,通过提高标准的方式使得加入财政档案管理部门的人员具有较高素养,这样的方式可节约人力资源培训成本.除此之外,也应当针对财政档案管理人员建立有效的监督机制,促使其在档案管理工作中不断提高自身的素养.
4 结语
财政机关的档案管理对于机关单位发展具有重要意义,针对档案管理工作中出现的问题要进行深入细致的研究,结合当下的信息化时代背景,做出相应的解决策略,通过提高重视程度,加强基础设施建设,建立健全管理制度,提高人员素养等多种办法提高财政期刊档案管理的工作效率和质量,进一步挖掘财政档案管理的信息资源价值,使其在财政机关的决策中发挥应有的价值.
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作者简介
彭彩景,女,广西省来宾市,助理馆员,主要从事档案管理和秘书岗工作.
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