《大数据时代档案管理信息化建设路径》
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摘要：档案管理作为一项极其重要的工作内容,可有效保障信息数据的安全性.因此,本文将档案管理作为研究对象,分析大数据时代档案管理问题,如档案管理人员综合能力较为薄弱、档案管理安全性存在一定风险以及档案管理内部体系还不够完善等方面,以此提出大数据时代档案管理信息化建设策略,一是实现档案数据智能化收集,二是健全档案管理内部控制体系,三是实行档案数据安全管理模式,可有效推进档案管理信息化建设.
关键词：大数据;档案管理;信息建设
在大数据技术不断成熟的背景下,档案管理工作也迎来了新的转机.目前,档案管理存在一些不足之处,包括人员素质问题、管理安全问题以及体系制度问题等,只有发挥大数据技术的最大价值,才能促使档案管理工作顺应未来的转型趋势.
一、大数据时代档案管理问题
1.档案管理人员综合能力较为薄弱
目前,我国档案管理工作还没有充分运用到大数据技术,在实际工作中通常会出现使用方法不当以及数据规模不一致等情况,使得大数据技术的自身价值难以在档案管理工作中得到充分的价值体现.其原因主要归结于以下两方面：一是档案管理人员现有能力水平难以适应工作上的新要求与新技术,工作人员自身业务能力有待提高;二是档案管理人员对大数据技术的运用意识薄弱,没有关注将档案管理工作结合到大数据技术上的重要性,在学习大数据技术上缺乏积极主动性,导致信息化档案管理建设工作在开展过程中频繁出現失误.
2.档案管理安全性存在一定风险
目前,在加快档案管理工作信息化的建设过程中,关于档案的安全隐私问题也成为了重点聚焦对象.档案管理工作最大的职责就是保障数据的隐私性以及安全性,但如果一旦存在网络技术问题,就容易造成档案数据的泄露,从而给用户造成严重影响.因此,如何在大数据技术与档案管理工作日趋融合的同时,规避信息化建设所带来的网络安全问题,使得档案管理数据得到充分的保障,也是现阶段信息化建设过程的一重大壁垒.
3.档案管理内部体系还不够完善
目前,由于许多档案管理部门在档案管理运行机制的建立方面工作的缺失,使得组织内部缺乏规范完整的管理机制,难以对档案管理人员的工作产生有效的行为约束.例如,在档案管理工作的责任归属问题上,有不少的档案管理部门没有制定行之有效的责任机制,导致问题发生之时无法明确责任归属对象.同时,在档案管理工作激励机制的建立上,没有制定科学合理的激励制度,使得档案管理人员的工作积极性难以被充分调动.此外,在档案管理工作上没有建立有力的监督机制,导致下级档案管理人员难以对上级档案管理人员进行有效监督.
二、大数据时代档案管理信息化建设策略
1.实现档案数据智能化收集
在大数据技术的驱动下,应最大限度提高大数据技术在档案管理中的运行效率,同时提高档案数据收集效率,实现数据收集的智能化.首先,将大数据技术有效应用到档案管理系统当中,明确档案数据的分类体系,从而提高结构化档案数据、半结构化档案数据以及非结构化档案数据的最大收集效果.其次,还可以将档案数据收集范围不断扩大,进一步加强档案管理系统对于零散化档案数据以及碎片化档案数据的收集能力,构建一个稳定高效的关系型档案数据库结构,以此提高对非结构档案数据的整合能力,如电子邮件、视频以及图片等内容.最后,在实际推送服务效果的把控上,可以充分借助云计算技术以及智能化技术等信息手段,不断挖掘并适应用户对智能化服务的实际需求,提升档案数据保护及管理质量.
2.健全档案管理内部控制体系
档案管理作为一项专业性、保密性以及系统性较强的工作,对于完整的档案管理机制建立的要求高,也就意味着健全档案管理内部体系的重要性与必要性.首先,需要构建明确的责任机制,将档案管理人员的工作权利、责任与义务落到实处,不断提升档案管理领导人员以及基层人员的责任意识,确保全体档案管理工作人员在工作上都能够尽职尽责的完成本职工作,保证能够通过工作问题反应人员问题的效率.其次,构建档案管理激励机制,将档案管理质量作为档案管理人员的考核指标,在考核过程中,有效结合考核指标与档案管理人员的绩效,评估工作人员的工作情况,对考核结果较为优异的档案管理人员给予一定的薪酬奖励,对考核结果不够理想的档案管理人员进行一定的薪酬惩罚,提高档案管理人员的工作积极性与专注度.最后,构建档案管理监督机制,成立专门的档案管理监督小组,并实行层层管理模式以及层层监督模式,鼓励档案管理监督小组成员积极监督同事的工作行为,及时制止档案管理人员在工作中的不良行为,形成一个良好的工作氛围.
3.实行档案数据安全管理模式
首先,加大档案管理工作数字化建设的资金投入力度,将档案管理数字化建设纳入到疾控中心的财政预算当中,以此完善档案管理工作的网络基础设施.其次,根据自身情况构建一个有效的数据库,将档案管理工作所涉及到的数据以及资料统一储存到数据库当中,并提升数据库的稳定性以及安全性,确保档案管理的相关信息能够得到妥善保存.最后,保证普通文件以及电子文件归档工作的质量,通过制定行之有效的工作方案,提高普通文件转化为电子文件的效率,并加强对档案管理数字化平台的安全防护措施,利用有效的杀毒软件对档案数据库进行实时保护,同时做好定期更新数字化平台以及档案数据库的工作,不断提高档案管理工作的质量以及效率.
结论：
综上所述,大数据技术对于档案管理工作有着积极意义,可有效促进档案管理质量的提升.因此,实现档案数据智能化收集,健全档案管理内部控制体系,实行档案数据安全管理模式,是有效推进档案管理信息化建设的必经之路.
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作者简介：郝立娟（1989.8-）,女,汉族,内蒙古兴安盟人,学历：硕士研究生,单位：突泉县就业训练中心,邮编137500.
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