《企业档案管理和创新工作分析》
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摘 要：当前,随着各行各业竞争加剧,档案资源在企业中的作用不断凸显.为此,如何抓好档案管理工作并推动档案管理创新,已经成为档案管理人员需要思考的问题.文章就企业档案管理的重要性进行分析,明确企业档案分类的标准,指出档案管理中存在的常态问题,并提出自己的建议,旨在进一步推动档案管理朝着信息化、现代化、高效化、精细化的方向发展.
关键词：管理;企业;重要性;创新;档案
1 企业档案管理的重要性
1）档案是企业宝贵的财富.企业档案资源作为信息资源的集合体,详细记录了企业从设立到发展过程中的点点滴滴,涵盖了企业管理、生产经营以及其他方面的信息[1].做好企业档案管理工作,能够进一步帮助企业回顾自身发展历程,为员工提供精神动力,增强企业创造社会效益以及经济价值的能力.
2）档案是企业维权的凭证.从辩证法的视角来看,企业在与其他主体交往的过程中容易产生纠纷,甚至引发法律诉讼.一旦产生诉讼后,就需要利用合同档案、财会档案以及其他档案,为企业维护自身权益提供凭证.从这个角度而言,企业档案管理与企业生存发展息息相关.只有搭建系统化、科学化以及现代化的档案管理体系,才能实现对所有权证明、公证书、协议、研发资料、合同以及其他原始凭证的有效管理与利用,帮助企业在维权过程中取得优势.
3）档案是企业发展的帮手.作为企业管理的重要一环,档案管理水平的高低也会直接影响企业管理效益.因此,只有将企业档案管理作为一项综合性工作来抓,才能更好地为企业转型发展提供依据.尤其是在数字化信息技术高速发展的现阶段,传统的档案管理模式无法实现资源优化配置目标,难以助推企业发展.从这个角度而言,要推动企业发展,就必须要发挥档案资源的价值,立足于档案管理的规律以及特点开展相关工作.
2 企业档案的分类
企业档案的分类原则应符合《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》和《企业档案管理规定》以及地方的有关规定[2].总体而言,可以将企业档案分为以下类别：合同及招投标类、设备仪器类、科技档案类、基础建设类、人事档案类、会计档案类、企业管理类以及特殊载体类.除此之外,企业也可以结合自身现状,在上述基础上增设一级目录和确定二级及以下类目.
3 企业档案管理中存在的主要问题
1）档案管理意识有待转变.现阶段,部分企业尚未将档案工作作为一项重点工作来抓,存在“重生产经营、轻档案管理”的想象[3].一是没有充分意识到档案管理的重要性,忽视档案凭证价值、参考价值,难以营造良好的档案管理氛围.二是部分档案管理人员没有意识到档案管理与生产经营之间的联系,缺乏主动挖掘档案价值以及提供档案服务的意识,工作欠缺积极性和规范性.
2）档案管理制度存在漏洞.当前,部分企业没有立足于档案事业发展特点、企业发展现状来出台相应的规章制度,导致档案管理工作处于一个“流水化”的阶段,难以进一步规范档案工作,无法确保档案管理质量.一是尚未建立一套贯穿档案管理全程的制度,难以有效指引档案管理人员以及业务人员开展相关工作.二是没有结合档案的类别制定相应的规章制度,沿用一套标准对不同类别的档案资源进行管理,无法突出重点.三是缺乏档案安全管理、借阅、销毁等制度,影响档案的完整性、真实性,甚至出现资档案损毁、档案丢失等问题.
3）信息化技术与档案管理的融合度不高.部分企业虽然已经开始将新型的硬件设备以及档案管理软件应用到工作当中,但取得的效果不明显.归根到底,主要是忽视从企业实际应用的角度来实现信息化技术与档案管理的融合.一是档案管理系统功能单一,与财会系统、合同管理系统、办公系统之间尚未实现数据关联,由此导致信息资源无法及时传输,增加了档案收集、借阅环节的工作量.二是没有做好调研工作,采购的档案管理系统与企业档案管理实际不匹配,难以全面发挥系统的作用和功效.
4 企业档案管理创新的基本路径
1）创新档案管理方法和技术.新时期,企业要探索全员管理、全员参加的档案管理新局面,将档案管理融入到企业管理、生产经营的全过程,重视档案资源价值,营造良好的工作氛围.一是要鼓励员工针对档案管理工作提出意见,形成闭环式的档案管理模式,不断改进档案管理中的不足.二是要增强档案管理人员业务能力、服务意识、规范意识、责任意识以及创新意识,鼓励档案管理人员进行创新,形成一套与企业实际工作相符的档案工作机制.
2）创新档案管理机制.档案管理机制的创新不能与企业生产经营脱轨,而是应当紧密贴合企业生产经营与管理的需求.一是要完善档案管理制度,从多个角度出台相应的规章制度,理清档案管理的职责分工、工作标准、绩效考核标准,确保档案管理工作有效进行.二是要根据档案资源的类别对档案进行区分化管理,做到重点突出.三是要将搭建数据化、信息化的档案管理体系,紧跟时展步伐,实现档案管理效益最大化.
5 企业档案管理创新的服务模式
1）探索網站式服务体系.要充分彰显档案资源的价值,避免档案管理边缘化,必须要做好档案服务工作.为此,企业可以依托于网站来完善档案服务功能,满足档案需求主体的需求,实现档案管理智能化.一是完善软硬件设备,将网站数据与档案管理系统的数据进行关联,打造信息开放利用中心.二是树立服务大局理念,明确电子类文件的整理标准以及管理标准,加快档案数字化进程,为网站终端的档案传输工作提供良好的条件.
2）加大整合力度,实现档案信息资源共享.伴随云储存技术的不断发展,企业档案信息资源共享成为一种趋势.为此,企业可以强化与子公司、分公司在档案资源领域的共享,最大限度地利用档案资源,确保档案价值的实现.除此之外,有条件的企业也可以利用档案资源建立信息共享中心与流转中心,实现对信息资源的快速检索和利用.需要注意的是,在档案信息资源共享过程中,利用区块链技术、物联网技术以及数字加密技术对档案进行加密也尤为重要.同时,对于涉及知识产权、个人隐私以及商业秘密的档案,则不应当进行共享.
3）加强档案信息的深度编研.档案信息编研是挖掘档案信息价值,提升档案利用效益的重要工作.为此,企业要加强档案信息的深度编研,探索档案专题建设,不断对档案资源进行开发利用.首先,对于数量较大,种类繁多的档案信息资料,档案管理人员要采取科学化的工作方式.例如,通过优先级的管理方式对上述信息资源进行分类处理,理清档案管理工作.其次,可以探索利用大数据技术开展档案编研工作,减少档案编研的难度和工作量.最后,企业可以邀请专家开展以“档案编研”为主题的培训,强化档案管理人员编研意识,提升其编研能力,确保编研的信息资料准确、全面和细致.
6 结束语
档案管理创新工作既离不开企业管理者的支持,也离不开档案管理人员的努力和创新.为此,企业必须要营造良好的档案管理环境,多角度分析问题和解决问题,营造良好的工作环境,增强档案管理人员对自身工作的认同感.除此之外,档案管理人员要加强自主学习,借鉴国内外、行业内外相关企业在档案管理创新领域的经验,为企业档案管理工作建言献策.
参考文献
[1]靳莉.企业档案管理创新与服务模式探讨[J].办公室业务,2019（20）：126+129.
[2]陈一彪.大数据环境下企业档案管理探讨[J].城建档案,2019（10）：73-74.
[3]李壮飞.对新形势下做好企业档案管理的研究与创新[J].人力资源,2019（18）：45.
作者简介
范安娜（1986-）,女,汉,福建南平,本科,毕业于石家庄铁道学院,中级经济师,研究方向：档案管理.
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档案管理和时政引用文献:
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