《智能轻量型财务共享模式应用》
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摘 要：目前绝大部分财务共享中心仍采用“人海战术”模式,随着企业规模的不断扩大必然带来人力成本的巨大压力,也与“解决大企业病,促进企业转型”的目标相违背.解决这个问题的根本方式是建立“智能轻量型”共享中心模式,通过逐渐整合业务和财务系统,引入“云、大、物、移、智”等技术,通过“轻人力、轻流程、轻标准”的轻型财务共享运营模式持续进行管理模式创新、架构创新和流程创新,推动财务体系整体的转型.在具体实施过程中将围绕智能化技术平台、集约化数据平台、轻量型运营平台“三个平台”的建设促进共享中心向轻量化、标准化、智能化、数据化和集约化方向发展.
关键词：智能轻量型;财务共享;数据中心;集约化;价值转型
随着经济全球化发展及中国企业规模的不断扩大,国内企业建立财务共享中心的数量在不断增加.企业最初设立财务共享中心的初衷是“解决大企业病,促进企业转型”,使财务人员从烦琐的重复性基础工作中解脱,推进财务人员将更多的精力投入到价值管理与创造上,但目前的大多数企业采用的财务共享中心模式与初始目标仍然有较大的距离,财务共享中心创新性研究刻不容缓.
一、财务共享转型升级的必要性
目前国内绝大部分财务共享中心仍采用“人海战术”模式,虽然陆续在实施信息化改造,但基础模型还是以人力驱动的共享中心模式,随着企业规模的不断扩大必然带来人力成本的巨大压力,也与“解决大企业病,促进企业转型”的目标相违背.
据不完全统计,在设置财务共享中心的大型企业中团队人数达到100人以上占85%,组织架构庞大,人力成本压力较大.在运营过程中遇到极大的团队管理问题,由于共享中心定位为基础作业中心,上升通道狭窄,因此人员流失率较高,留存率较低,工作动力和主动性较低.随着企业规模扩张和全球化进程的加速,靠人力驱动的共享中心模式无法满足企业的需求.
为了解决以上问题,财务共享中心需要向更智能更轻量的方向迭代升级,建设初期就需要将技术创新、流程创新、架构创新和模式创新融入到共享中心的顶层设计中,促进大规模基础作业人力的释放,由基础作业中心向智能化中心和数据中心转型.
二、智能轻量型财务共享中心模式
要实现“智能轻量型”共享中心模式必须打破现有思维,即不通过大规模人力集中,而是通过逐渐整合业务和财务系统,引入“云、大、物、移、智”等技术,通过“轻人力、轻流程、轻标准”的轻型财务共享运营模式持续进行管理模式创新、架构创新和流程创新,推动财务体系整体的转型.
在具体实施过程中将围绕智能化技术平台、集约化数据平台、轻量型运营平台“三个平台”的建设促进共享中心向轻量化、标准化、智能化、数据化和集约化方向发展.
(一)建立高度智能化的技术平台
传统的财务共享中心将易于标准化并且重复性高的财务作业进行人工集中处理,但不增值的处理环节并没有被消除,仍然需要人工重复处理大量不增值作业.智能轻量型财务共享中心将采用高度智能化的技术平台,重点采用系统集成架构、移动互联方式和自动化流程机器人技术,并将以上模式扩展到财务整体流程.
1.构建高度集成的财务共享系统架构
传统的财务共享中心模式一般存在两个弊端.一是财务端与业务端相分离的现象普遍.二是各系统间存在大量的断点,从整个共享架构的角度看大量的系统流程之间存在无直接联系或关系间断的现象,事实上造成管理流程上的空洞,从而影响共享中心整体运作效率.
而智能轻量型财务共享将利用互联网和接口技术将各系统的断点进行链接,形成互有交流与联系的网状结构,通过整合系统管理团队,整合各业务系统和财务系统的关联关系,建立统一的共享系统平台,从而将财务端与业务端更加紧密的联系起来,实现深度的业财融合.
2.构建高度智能化和自动化的作业体系
共享智能化的前提是建立财务作业的标准化.应该在共享中心建设之初,持续推进财务共享标准化建设,以业务流程和业务规则标准化为指引,统一财务标准、统一监管控制、统一财务信息.明确每项工作具体的操作流程,规范操作规则要求,删除不增值作业,并思考判断在风险合规的前提程和规则如何执行效率更高.
在共享作业标准化的基础上充分运用机器人流程自动化打通各系统中无法整合连接的断点,增强人与计算机的交互过程,执行基于规则统一的可重复任务.将高度集成的共享系统体系通过机器人流程自动化串联起来,逐渐消灭系统间人工操作的动作,将这些断点用数字化劳动力无缝对接.从而优化财务流程,提高业务处理效率和质量,初步实现共享作业自动化.
逐步推广人工智能技术在共享作业中的全面运用,比如通过智能识别技术（OCR）将各类附件中的非格式化数据转换为格式化数据,同时进行规则引擎建设,将转换后的格式化数据传入费控和核算规则引擎,通过自动化流程机器人（RPA）自动判定风险点,实现费用自动审核与核算自动入账.
3.构建高度便捷化的共享服务体系
共享中心的本质是服务,因此提供高度便捷化的服务平台缩短财务流程、优化服务体验尤为重要.
目前移動网络条件在不断改善,智能轻量型共享中心将逐渐将各财务作业迁移到移动端,建立移动费控平台和移动资金收款平台,利用手机终端实现报销凭证扫描录入、报销审核、自动查验、移动收款集成处理,优化费用管理和资金管理流程,实现随时随地报销、审批、支付、收款.对接商旅系统,形成出差申请、商旅预定、审批、费用报销的系统流程化及一体化,强化企业费用管理、商旅管理和资金管理水平.
随着各类票据的电子化程度提高,传统的档案管理模式正在改变,智能化财务共享建设中将实现档案的电子化、集约化、超远程全方位集中式的管理模式,通过电子会计档案库,电子票据库、实体档案影像库的建设,实现自动化归档、管理、利用,档案管理全面电子化后将极大减轻企业档案管理压力.
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